Ustawa o dowodach osobistych

Organy gmin oraz konsulowie Rzeczypospolitej Polskiej gromadzą i przechowują dokumentację związaną z dowodami osobistymi.

1. Dokumentację związaną z dowodami osobistymi przechowuje się przez 10 lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zgonu posiadacza dowodu osobistego.
2. Dokumentacja związana z dowodami osobistymi podlega brakowaniu na zasadach i w trybie przepisów wydanych na podstawie art. 5 dokumentacja państwowych jednostek organizacyjnych i jednostek samorządowych ust. 2 i 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przy czym dla dokumentacji przechowywanej przez konsulów Rzeczypospolitej Polskiej dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego jest Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych lub upoważniony przez niego dyrektor archiwum państwowego.

1. Dokumentację związaną z dowodami osobistymi przechowuje się w formie, w jakiej została sporządzona.
2. Dokumentację związaną z dowodami osobistymi sporządzoną w formie elektronicznej przechowuje się zgrupowaną w systemach teleinformatycznych właściwych organów w sposób uniemożliwiający jej modyfikację lub usunięcie.
3. Dokumentację związaną z dowodami osobistymi sporządzoną w formie papierowej przechowuje się zgrupowaną w kopertach dowodowych oznaczonych imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, datą urodzenia, numerem PESEL oraz serią i numerem dowodu osobistego.
4. W kopercie dowodowej przechowuje się w szczególności:
1) formularz odbioru dowodu osobistego;
2) nieodebrane dowody osobiste po upływie 6 miesięcy od dnia ich wydania;
3) unieważnione dowody osobiste nieprzekazane posiadaczom lub członkom najbliższej rodziny zgłaszającym zgon;
4) unieważnione dowody osobiste znalezione przez osoby trzecie;
5) dokument zawierający kod umożliwiający odblokowanie certyfikatu identyfikacji i uwierzytelnienia oraz certyfikatu podpisu osobistego.
5. Dokumenty, o których mowa w ust. 4 pkt 2 i 5, mogą być przechowywane poza kopertą dowodową.