AKT ARCHIWALNY - Ustawa z dnia 13 lipca 2006 r. o dokumentach paszportowych

1. Tworzy się centralną ewidencję wydanych i unieważnionych dokumentów paszportowych, zwaną dalej „centralną ewidencją”.
2. (uchylony)
3. W centralnej ewidencji przetwarza się:
1) dane, o których mowa w art. 18 zakres danych w dokumencie paszportowym ust. 1 pkt 1–5 i 9 oraz art. 25 dane zawarte w paszporcie dyplomatycznym;
2) nazwisko rodowe;
3) imiona i nazwiska rodowe rodziców;
4) podpis posiadacza;
5) dane biometryczne w postaci odcisków palców;
6) dane biometryczne w postaci wizerunku twarzy;
7) serię, numer i datę ważności dowodu osobistego oraz oznaczenie organu, który go wydał;
8) adres i datę zameldowania na pobyt stały;
9) kraj miejsca zamieszkania;
10) kraj poprzedniego miejsca zamieszkania;
11) datę wymeldowania z miejsca pobytu stałego;
12) adres i datę zameldowania na pobyt czasowy;
13) datę wymeldowania z miejsca pobytu czasowego;
14) datę zgonu;
15) dane dotyczące wniosku o wydanie dokumentu paszportowego:
a) numer wniosku,
b) nazwę organu realizującego wniosek,
c) status wniosku oraz datę jego aktualizacji;
16) dane dotyczące dokumentu paszportowego:
a) dane, o których mowa w art. 18 zakres danych w dokumencie paszportowym ust. 1 pkt 7, 8 i 10,
b) status dokumentu paszportowego oraz datę jego aktualizacji,
c) dane dotyczące wniosku, o którym mowa w art. 17 przesłanki odmowy wydania dokumentu paszportowego ust. 1, art. 38 unieważnienie dokumentu paszportowego ust. 1 pkt 1 i ust. 3:
- dane dotyczące tożsamości osoby, której wniosek dotyczy,
- dane dotyczące organu, który wniosek złożył,
- sygnaturę i podstawę prawną wniosku,
- datę wpływu wniosku,
- datę wycofania wniosku przez uprawniony organ,
d) informacje o zastosowaniu oraz uchyleniu lub zmianie przez uprawniony organ środka zapobiegawczego w postaci zakazu opuszczania kraju połączonego z zatrzymaniem dokumentu paszportowego lub o tymczasowym zatrzymaniu dokumentu paszportowego przez uprawniony organ:
- dane dotyczące tożsamości osoby, wobec której zastosowano środek zapobiegawczy lub tymczasowe zatrzymanie dokumentu paszportowego,
- dane dotyczące organu, który zastosował środek zapobiegawczy lub zawiadomił o tymczasowym zatrzymaniu dokumentu paszportowego,
- datę wpływu i sygnaturę akt sprawy,
- datę wydania oraz dane dotyczące organu, który uchylił lub zmienił środek zapobiegawczy,
e) informacje o decyzji wydanej na podstawie art. 39 decyzje o unieważnieniu lub odmowie wydania dokumentu paszportowego ust. 1:
- datę i przyczynę wydania decyzji,
- nazwę organu wydającego decyzję,
- sygnaturę akt;
17) dane dotyczące książeczek paszportowych paszportów tymczasowych oraz naklejek personalizacyjnych do paszportów tymczasowych utraconych przed spersonalizowaniem lub wybrakowanych w procesie sporządzania:
a) serię i numer książeczki paszportowej paszportu tymczasowego,
b) serię i numer naklejki personalizacyjnej do paszportu tymczasowego,
c) datę i przyczynę utraty książeczki paszportowej paszportu tymczasowego lub naklejki personalizacyjnej do paszportu tymczasowego,
d) datę i przyczynę wybrakowania książeczki paszportowej paszportu tymczasowego lub naklejki personalizacyjnej do paszportu tymczasowego;
18) dane dotyczące dokumentów paszportowych utraconych przed odbiorem przez obywatela polskiego:
a) serię i numer dokumentu paszportowego,
b) datę i przyczynę utraty dokumentu paszportowego;
19) dane dotyczące książeczek paszportowych wybrakowanych w procesie sporządzania:
a) serię i numer książeczki paszportowej,
b) datę i przyczynę wybrakowania książeczki paszportowej w czasie sporządzania;
20) dane dotyczące utraconych niespersonalizowanych książeczek paszportowych:
a) serię i numer książeczki paszportowej,
b) datę i przyczynę utraty książeczki paszportowej.
4. Dane do centralnej ewidencji są przekazywane:
1) z ewidencji wydanych i unieważnionych dokumentów paszportowych, zwanych dalej „ewidencjami paszportowymi”, w zakresie danych, o których mowa w ust. 3 pkt 1–18;
2) bezpośrednio przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych, w zakresie danych, o których mowa w ust. 3 pkt 19 i 20.

1. Organy paszportowe prowadzą, w zakresie swoich zadań, ewidencje paszportowe.
2. (uchylony)
3. W ewidencjach paszportowych przetwarza się dane, o których mowa w art. 46 centralna ewidencja wydanych i unieważnionych dokumentów paszportowych ust. 3 pkt 1–19, oraz adres do korespondencji.

1. Danych przetwarzanych w centralnej ewidencji i ewidencjach paszportowych nie usuwa się, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 46 centralna ewidencja wydanych i unieważnionych dokumentów paszportowych ust. 3 pkt 5.
2. Dane biometryczne w postaci odcisków palców przechowuje się w centralnej ewidencji i ewidencjach paszportowych do czasu wpisania przez organ paszportowy do ewidencji paszportowej potwierdzenia przyjęcia sporządzonego dokumentu paszportowego.
3. W przypadku wydania przez organ paszportowy decyzji o odmowie wydania dokumentu paszportowego dane biometryczne w postaci odcisków palców przechowuje się w centralnej ewidencji i ewidencjach paszportowych do czasu wpisania przez organ do ewidencji paszportowej informacji o odmowie wydania dokumentu paszportowego z powodów, o których mowa w art. 17 przesłanki odmowy wydania dokumentu paszportowego ust. 1, oraz numeru akt sprawy o wydanie dokumentu paszportowego.

1. Organ paszportowy przyjmujący wniosek o wydanie dokumentu paszportowego dokonuje z urzędu sprawdzenia danych w ewidencjach paszportowych, w centralnej ewidencji oraz w rejestrze PESEL, o którym mowa w ustawie z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2021 r. poz. 510, 1000, 1641 i 1978), porównuje dane w nich zamieszczone z danymi zawartymi we wniosku o wydanie dokumentu paszportowego oraz w przedkładanej dokumentacji.
2. W przypadku stwierdzenia niezgodności danych, o których mowa w art. 18 zakres danych w dokumencie paszportowym ust. 1 pkt 1–5 i 9 oraz w art. 46 centralna ewidencja wydanych i unieważnionych dokumentów paszportowych ust. 3 pkt 2, 3 i 7–14, w ewidencjach i rejestrze, o których mowa w ust. 1, z danymi zawartymi we wniosku o wydanie dokumentu paszportowego oraz przedkładanej dokumentacji organ, który stwierdził niezgodność, podejmuje działania celem usunięcia niezgodności, zgodnie z art. 11 sprawdzenia danych zawartych w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności.
3. W przypadku braku bezpośredniego dostępu do rejestru PESEL, o niezgodności, o której mowa w ust. 2, konsulowie niezwłocznie zawiadamiają ministra właściwego do spraw informatyzacji.

1. Centralna ewidencja i ewidencje paszportowe są prowadzone w systemie teleinformatycznym, w którym jest prowadzony zbiór danych o osobie i wszystkich sporządzonych dla tej osoby dokumentach paszportowych.
2. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość prowadzenia ewidencji paszportowych w postaci informatycznych wydruków lub w formie pisemnej.
3. Organy paszportowe przekazują, w formie elektronicznej, za pośrednictwem ewidencji paszportowych do centralnej ewidencji, dane z ewidencji paszportowych niezwłocznie po rozpatrzeniu wniosku o wydanie dokumentu paszportowego lub wydaniu decyzji o odmowie wydania lub unieważnieniu dokumentu paszportowego.

1. Utrzymanie i rozwój centralnej ewidencji, w celu realizacji zadań określonych w ustawie, zapewnia minister właściwy do spraw informatyzacji, w tym:
1) zapewnia ochronę przed nieuprawnionym dostępem do centralnej ewidencji;
2) zapewnia integralność danych w centralnej ewidencji;
3) zapewnia dostępność systemu teleinformatycznego, w którym prowadzona jest centralna ewidencja, dla podmiotów przetwarzających dane w tej ewidencji;
4) przeciwdziała uszkodzeniom systemu teleinformatycznego, w którym prowadzona jest centralna ewidencja;
5) określa zasady bezpieczeństwa przetwarzanych danych, w tym danych osobowych;
6) określa zasady zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych;
7) zapewnia rozliczalność działań dokonywanych na danych centralnej ewidencji;
8) zapewnia poprawność danych przetwarzanych w centralnej ewidencji.
2. Minister właściwy do spraw informatyzacji wykonuje obowiązki, o których mowa w art. 15 prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”.

1. Utrzymanie i rozwój systemu teleinformatycznego, za pomocą którego organy paszportowe prowadzą ewidencje paszportowe, w celu realizacji zadań określonych w ustawie, zapewnia minister właściwy do spraw wewnętrznych, w tym:
1) zapewnia ochronę przed nieuprawnionym dostępem do ewidencji paszportowych;
2) zapewnia integralność danych w ewidencjach paszportowych;
3) zapewnia dostępność systemu teleinformatycznego, w którym prowadzone są ewidencje paszportowe, dla podmiotów przetwarzających dane w tych ewidencjach;
4) przeciwdziała uszkodzeniom systemu teleinformatycznego, w którym prowadzone są ewidencje paszportowe;
5) określa zasady bezpieczeństwa przetwarzanych danych, w tym danych osobowych;
6) określa zasady zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych;
7) zapewnia rozliczalność działań dokonywanych na danych ewidencji paszportowych.
2. Minister właściwy do spraw wewnętrznych zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej łączność elektroniczną między centralną ewidencją a ewidencjami paszportowymi.
3. Minister właściwy do spraw zagranicznych zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej łączność elektroniczną między centralną ewidencją a ewidencjami paszportowymi prowadzonymi przez konsulów.
4. Organy paszportowe wykonują obowiązki, o których mowa w art. 15 prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą rozporządzenia 2016/679.

Minister właściwy do spraw wewnętrznych, minister właściwy do spraw informatyzacji, minister właściwy do spraw zagranicznych, konsul oraz wojewoda posiadają dostęp do centralnej ewidencji.

1. Poza ewidencją centralną i ewidencjami paszportowymi organy paszportowe gromadzą w postaci akt dokumentację stanowiącą podstawę wydania, odmowy wydania i unieważnienia dokumentów paszportowych.
2. W dokumentacji, o której mowa w ust. 1, nie gromadzi się danych biometrycznych w postaci odcisków palców.
3. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, przechowuje się na zasadach i w trybie określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 6 postępowanie z dokumentacją archiwalną ust. 2 i 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164).

1. Minister właściwy do spraw informatyzacji w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw wewnętrznych określi, w drodze rozporządzenia, sposób:
1) prowadzenia ewidencji paszportowych oraz centralnej ewidencji;
2) przetwarzania danych i informacji zgromadzonych w tych ewidencjach;
3) przekazywania danych i informacji z ewidencji paszportowych do centralnej ewidencji;
4) udostępniania danych i informacji z centralnej ewidencji.
2. Rozporządzenie, o którym mowa w ust. 1, powinno w szczególności uwzględniać:
1) terminy przekazywania danych i informacji z ewidencji paszportowych do centralnej ewidencji;
2) możliwość udostępniania – w szczególnie uzasadnionych przypadkach – danych i informacji z centralnej ewidencji w formie pisemnej;
3) bezpieczeństwo przetwarzania i udostępniania danych i informacji.