Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie teleinformatycznym

1. Wzmianka o wniosku złożonym za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, obejmująca numer wzmianki, umieszczana jest automatycznie w księdze wieczystej wskazanej we wniosku, odpowiednio w podpolach: 1.1.0.1A, 1.10.0.1A, 2.1.0.1A, 3.1.0.1A, 4.1.0.1A „numer wzmianki”, z chwilą zarejestrowania wniosku w centralnym repertorium wniosków elektronicznych.
2. Numer wzmianki o wniosku, o której mowa w ust. 1, składa się z oznaczenia centralnego repertorium wniosków elektronicznych (REP.C), czteroznakowego kodu podmiotu składającego wniosek, kolejnego numeru w centralnym repertorium wniosków elektronicznych, którym został oznaczony wniosek, z dodaniem dwóch końcowych cyfr danego roku.
3. Określa się następujące czteroznakowe kody podmiotów:
1) NOTA – dla notariuszy;
2) KOMO – dla komorników;
3) USKA – dla naczelników urzędów skarbowych;
4) KREP – dla Komisji do spraw usuwania skutków prawnych decyzji reprywatyzacyjnych dotyczących nieruchomości warszawskich, wydanych z naruszeniem prawa.

Niezależnie od liczby żądań zawartych we wniosku złożonym za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w danym dziale księgi wieczystej system teleinformatyczny umieszcza jedną wzmiankę o wniosku, o której mowa w § 68 ust. 1.

Umieszczenie wzmianki o wniosku, o której mowa w § 68 ust. 1, przez system teleinformatyczny nie wyłącza obowiązku zamieszczenia wzmianki o wniosku w odpowiednim dziale księgi wieczystej niezwłocznie po zarejestrowaniu wniosku w dzienniku ksiąg wieczystych.

Numer wzmianki o wniosku zamieszczanej po zarejestrowaniu wniosku w dzienniku ksiąg wieczystych składa się z kodu wydziału, kolejnego numeru dziennika ksiąg wieczystych (dz. kw.), którym został oznaczony wniosek, z dodaniem dwóch końcowych cyfr danego roku i numeru żądania.

1. Po zarejestrowaniu wniosku w dzienniku ksiąg wieczystych, z chwilą zarejestrowania żądania wniosku w dziale, którego dotyczy żądanie, odpowiednio w podpolach: 1.1.0.1A, 1.10.0.1A, 2.1.0.1A, 3.1.0.1A, 4.1.0.1A „numer wzmianki” zamieszcza się numer wzmianki o wniosku, o którym mowa w § 71, oraz odpowiednio w podpolach: 1.1.0.1B, 1.10.0.1B, 2.1.0.1B, 3.1.0.1B, 4.1.0.1B „opis wzmianki” zamieszcza się opis wzmianki.
2. Jeżeli wniosek zawiera więcej niż jedno żądanie, zamieszcza się tyle wzmianek i ich opisów, ile żądań zawiera wniosek.
3. Wzmiankę o wniosku o odłączenie części lub całości nieruchomości lub wyodrębnienie lokalu zamieszcza się w podpolu 1.1.0.1A „numer wzmianki” oraz w podpolu 1.1.0.1B „opis wzmianki” księgi, której dotyczy wniosek, a w przypadku żądania przyłączenia odłączonej części lub całości nieruchomości do już istniejącej księgi – także w podpolu 1.1.0.1A „numer wzmianki” oraz w podpolu 1.1.0.1B „opis wzmianki” tej księgi.

Umieszczona automatycznie wzmianka o wniosku, o której mowa w § 68 ust. 1, wykreślana jest automatycznie przez system teleinformatyczny z chwilą wykreślenia ostatniej w danym dziale księgi wieczystej wzmianki o wniosku zamieszczonej po zarejestrowaniu wniosku w dzienniku ksiąg wieczystych.

1. Informację o podstawie wykreślenia wzmianki zamieszcza się odpowiednio w polach: 1.1.0.4, 1.10.0.4, 2.1.0.4, 3.1.0.4, 4.1.0.4 „omówienie wykreślenia”.
2. Omyłkowo zamieszczoną wzmiankę o wniosku usuwa się ze wskazaniem odpowiednio w polu, o którym mowa w ust. 1, informacji o przyczynie jej usunięcia. W razie potrzeby wzmiankę o wniosku zamieszcza się w sposób, o którym mowa w § 72.

W księdze wieczystej wraz z zamieszczeniem lub wykreśleniem wzmianki o wniosku system teleinformatyczny automatycznie zapisuje datę, godzinę, minutę i sekundę jej zamieszczenia w polach odpowiednio: 1.1.0.2, 1.10.0.2, 2.1.0.2, 3.1.0.2, 4.1.0.2 lub wykreślenia w polach odpowiednio: 1.1.0.3, 1.10.0.3, 2.1.0.3, 3.1.0.3, 4.1.0.3.

Przepisy § 71 i § 72 oraz § 74 i § 75 stosuje się odpowiednio do wzmianki o wszczęciu postępowania z urzędu, o apelacji, o skardze kasacyjnej i o skardze na orzeczenie referendarza sądowego.

1. Wpisów lub adnotacji w księdze wieczystej dokonuje się wielkimi literami, w pisowni opartej na alfabecie łacińskim rozszerzonym, a także z użyciem innych znaków pisarskich dopuszczalnych w systemie teleinformatycznym, określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia.
2. Wpisów lub adnotacji w księdze wieczystej dokonuje się z użyciem znaków pisarskich dopuszczalnych w systemie teleinformatycznym.
3. Przy dokonywaniu wpisów można posługiwać się jedynie skrótami przyjętymi w systemie teleinformatycznym ksiąg wieczystych.
4. Zasady wpisu danych w przypadku wystąpienia znaku pisarskiego innego niż dopuszczalny w systemie teleinformatycznym są określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

1. Dane dotyczące nieruchomości gruntowych i budynkowych wpisuje się w księdze wieczystej na podstawie wypisu z rejestru gruntów, wypisu z rejestru budynków lub wypisu z kartoteki budynków, a także wyrysu z mapy ewidencyjnej, sporządzonych na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 27 lipca 2021 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków.
2. Jeżeli zmiana oznaczenia nieruchomości, o których mowa w ust. 1, dotyczy wyłącznie położenia nieruchomości, numeracji działek ewidencyjnych, obrębu ewidencyjnego lub sposobu korzystania z nieruchomości, podstawę wpisu w księdze wieczystej stanowi wypis z rejestru gruntów.
3. Dokumenty wymienione w ust. 1 i 2 stanowią podstawę wpisu w księdze wieczystej, jeżeli zostały opatrzone klauzulą właściwego organu prowadzącego ewidencję gruntów i budynków stwierdzającą, że są przeznaczone do dokonywania wpisów w księgach wieczystych.
4. Oznaczenia gruntu oddanego w użytkowanie wieczyste dokonuje się na podstawie dokumentów, o których mowa w ust. 1 i 2.
5. Jeżeli odrębna własność budynku powstała jednocześnie z oddaniem gruntu w użytkowanie wieczyste, podstawę oznaczenia budynku stanowi umowa użytkowania wieczystego i sprzedaży budynku lub decyzja administracyjna właściwego organu.
6. W przypadku gdy odrębna własność budynku i innego urządzenia powstała po oddaniu gruntu w użytkowanie wieczyste, podstawę ich oznaczenia stanowią wypis z rejestru gruntów, wypis z rejestru budynków lub wypis z kartoteki budynków oraz wyrys z mapy ewidencyjnej, zawierający usytuowanie budynku na gruncie, a także oświadczenie wnioskodawcy obejmujące dane o budynku dotyczące liczby kondygnacji, powierzchni użytkowej oraz dane dotyczące przeznaczenia budynku, o ile z powyższych dokumentów te dane nie wynikają.

Lokal będący przedmiotem odrębnej własności oznacza się na podstawie aktu notarialnego lub orzeczenia sądu, a także wypisu z rejestru gruntów, wypisu z rejestru lokali lub wypisu z kartoteki lokali.

1. Podstawą oznaczenia lokalu, do którego przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, jest zaświadczenie o powierzchni i położeniu lokalu, wydane przez właściwą spółdzielnię mieszkaniową.
2. Podstawą oznaczenia domu jednorodzinnego, do którego przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, jest zaświadczenie o powierzchni i położeniu domu jednorodzinnego, wydane przez właściwą spółdzielnię mieszkaniową, oraz wypis z rejestru gruntów.

Obszar nieruchomości gruntowej, powierzchnię użytkową budynku, powierzchnię użytkową lokalu wraz z powierzchnią pomieszczeń przynależnych wyraża się w jednostce miary określonej w rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 27 lipca 2021 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków.

Sprostowanie oznaczenia nieruchomości nie wymaga wprowadzenia zmian w rubrykach obejmujących dane o podstawie oznaczenia nieruchomości i dane o wniosku.

Jeżeli budynek lub urządzenie, które mają być przedmiotem ujawnienia w księdze wieczystej, są położone na więcej niż jednej nieruchomości, dla których są prowadzone księgi wieczyste, ujawnienia dokonuje się w każdej z ksiąg przez wypełnienie odpowiednio pól 1.4.2.10 lub 1.4.3.3.

W dziale I-O w rubryce 1.6 „zgodność z danymi ewidencji gruntów i budynków” odnotowuje się wynik sprawdzenia danych wskazanych we wniosku i ujawnionego w księdze wieczystej oznaczenia nieruchomości z danymi ewidencji gruntów i budynków.

Wpisu zmiany imion i nazwisk, firm oraz nazw i siedzib podmiotów ujawnionych w działach II, III i IV księgi wieczystej dokonuje się na podstawie dokumentów urzędowych.

Dokonując wpisu w księdze wieczystej, na podstawie danych zawartych we wniosku i załączonych do niego dokumentach, uzupełnia się dane podmiotów ujawnionych w poszczególnych działach księgi wieczystej, w polach podrubryk „Skarb Państwa”, „jednostka samorządu terytorialnego (związek międzygminny)”, „inna osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną” lub „osoba fizyczna”.

1. Przy dokonywaniu wpisu prawa użytkowania wieczystego wpisy właściciela nieruchomości nie ulegają zmianie.
2. W przypadku przekształcenia użytkowania wieczystego w prawo własności wykreśla się wpis w dziale I-Sp w podrubryce 1.11.2 „prawo użytkowania wieczystego” oraz wszystkie wpisy ujawnione w dziale II „własność” i w tym dziale w rubryce „właściciel” ujawnia się nowego właściciela pod kolejnym numerem udziału w prawie.
3. W przypadku wygaśnięcia użytkowania wieczystego wykreśla się wpis w dziale I-Sp w podrubryce 1.11.2 „prawo użytkowania wieczystego” oraz wszystkie wpisy ujawnione w dziale II „własność”, które dotyczą użytkownika wieczystego.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 i 3, we wszystkich działach księgi wieczystej usuwa się też napisy, które były zamieszczone w związku z wykreślanym wpisem.

1. W przypadku dokonywania wpisu prawa użytkowania wieczystego w działach księgi wieczystej, w których jest dokonywany wpis, z wyjątkiem działu I-O, ujawnia się napis „wpisy dotyczące użytkowania wieczystego” odpowiednio w polach: 1.11.1.2, 2.3.0.2, 2.4.1.1, 3.3.0.1, 4.3.0.1.
2. W przypadku ujawnienia budynku stanowiącego odrębny od gruntu przedmiot własności, napis, o którym mowa w ust. 1, uzupełnia się przez dodanie wyrazów: „i własności budynku stanowiącego odrębną nieruchomość”.
3. W przypadku ujawnienia urządzenia stanowiącego odrębną własność napis, o którym mowa w ust. 1, uzupełnia się przez dodanie wyrazów: „i urządzenia stanowiącego odrębny przedmiot własności”.

W dziale II „własność” w kolejnych rubrykach „podstawa nabycia” wpisuje się wszystkie podstawy nabycia odnoszące się do ujawnienia przejścia prawa po ostatniej osobie ujawnionej.

Jeżeli prawo przysługuje kilku osobom wspólnie, wymienia się we wpisie udział każdego ze współuprawnionych wyrażony ułamkiem zwykłym, a przy dokonywaniu kolejnego wpisu wielkość udziału w prawie przelicza się przez sprowadzenie do wspólnego mianownika.

Wpisu dotyczącego sposobu wykonywania zarządu nieruchomością wspólną oraz oznaczenia osoby zarządcy dokonuje się w dziale III „prawa, roszczenia i ograniczenia” w księdze wieczystej prowadzonej dla nieruchomości, z której wyodrębniono lokale.

W przypadku dokonywania wpisu służebności gruntowej w dziale III „prawa, roszczenia i ograniczenia” księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości obciążonej, dokonuje się równocześnie wpisu w dziale I-Sp „spis praw związanych z własnością” księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości władnącej.

1. Jeżeli prawo, roszczenie, inny ciężar lub ograniczenie obciąża dwie albo więcej nieruchomości, przy każdym wpisie zaznacza się to z urzędu, wymieniając wszystkie nieruchomości obciążone.
2. W przypadku założenia nowej księgi wieczystej dla części obciążonej nieruchomości bądź przeniesienia części obciążonej nieruchomości do innej księgi wieczystej sąd z urzędu przenosi do współobciążenia wszystkie prawa, roszczenia, inne ciężary lub ograniczenia ciążące na nieruchomości.
3. W przypadku wykreślenia prawa, roszczenia, innego ciężaru lub ograniczenia, które wygasło względem jednej nieruchomości i zostało z niej wykreślone, sąd z urzędu ujawnia ten fakt w pozostałych księgach wieczystych prowadzonych dla współobciążonych nieruchomości.
4. Prawa, roszczenia, inne ciężary lub ograniczenia, które wygasły względem wszystkich nieruchomości obciążonych, wykreśla się z urzędu we wszystkich księgach wieczystych nieruchomości współobciążonych, mimo że został złożony wniosek o wykreślenie tylko w jednej księdze wieczystej.
5. Przepisy ust. 1–4 stosuje się odpowiednio do spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.

W przypadku przyłączenia się do postępowania egzekucyjnego z nieruchomości kolejnego wierzyciela dokonuje się zmiany wpisu w dziale III księgi wieczystej w sposób określony w § 98 ust. 1.

Dokonując wpisów hipotek powstałych po dniu 19 lutego 2011 r., nie wypełnia się pól 4.4.1.5 „odsetki” oraz 4.4.1.9 „termin zapłaty”.

1. Jeżeli hipoteka umowna łączna została ustanowiona na nieruchomościach, dla których księgi wieczyste prowadzi więcej niż jeden sąd rejonowy, każdy z tych sądów zawiadamia pozostałe o dokonanym wpisie lub o innym sposobie załatwienia wniosku.
2. Sąd, który otrzymał zawiadomienie o dokonanym wpisie hipoteki umownej łącznej w księdze wieczystej, do której prowadzenia jest właściwy inny sąd rejonowy, zamieszcza w księdze wieczystej, do której prowadzenia jest właściwy, numery ksiąg wieczystych prowadzonych dla nieruchomości współobciążonych oraz nazwę i siedzibę sądu.
3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do wydziałów ksiąg wieczystych, o ile jest ich więcej niż jeden w danym sądzie rejonowym.

Sprostowania usterek wpisu, o których mowa w art. 626¹³ § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 1568), dokonuje się niezwłocznie po ich dostrzeżeniu. Jednocześnie z wydaniem postanowienia o sprostowaniu usterek wpisu wprowadza się odpowiednie zmiany w polach oraz jeżeli sprostowanie usterek wpisu jest dokonywane w działach I-Sp, III lub IV, wskazuje się pola, których sprostowanie dotyczy, i ujawnia się, że jest to sprostowanie w polu „rodzaj zmiany”: 1.11.1.7 w dziale I-Sp, 3.4.1.7 w dziale III lub 4.4.1.15 w dziale IV.

1. Zmiany wpisu dokonuje się przez odpowiednie zmiany w polach oraz jeżeli zmiana jest dokonywana w działach I-Sp, III lub IV, przez wskazanie pól, których zmiana dotyczy, i ich opisanie w polu „rodzaj zmiany”: 1.11.1.7 w dziale I-Sp, 3.4.1.7 w dziale III lub 4.4.1.15 w dziale IV. Numery praw (dział I-Sp), udziałów w prawie (dział II), wpisów (dział III), hipotek (roszczeń) (dział IV) nie ulegają zmianie.
2. W przypadku częściowego wykreślenia sumy hipoteki lub roszczenia o ustanowienie hipoteki, pod tym samym numerem, w polu 4.4.1.2 „suma”, wpisuje się sumę hipoteki pozostałą po odliczeniu kwoty podlegającej wykreśleniu oraz zamieszcza się w polu 4.4.1.15 „rodzaj zmiany” opis zmiany ze wskazaniem pola, którego zmiana dotyczy.

1. Wykreślenia części wpisu dokonuje się przez zamieszczenie odpowiednio w polu „rodzaj zmiany”: 1.11.1.7 w dziale I-Sp, 3.4.1.7 w dziale III, 4.4.1.15 w dziale IV opisu wykreślenia ze wskazaniem pól, których wykreślenie dotyczy. Numery praw (dział I-Sp), udziałów w prawie (dział II), wpisów (dział III), hipotek (roszczeń) (dział IV) nie ulegają zmianie.
2. Wykreślenie wpisu polega na wykreśleniu wszystkich jego elementów z rubryk, podrubryk, pól i podpól oznaczonych numerem danego wpisu.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, usuwa się też napisy, które były zamieszczone w związku z wykreślanym wpisem.

1. W przypadku przelewu jednej z kilku wierzytelności zabezpieczonych hipoteką wykreśla się częściowo sumę hipoteki, wpisując w podrubryce 4.4.1 „treść hipoteki (roszczenia)” w polu 4.4.1.2 „suma” sumę hipoteki pozostałą po odliczeniu kwoty podlegającej wykreśleniu, oraz ujawnia się w polu „inne informacje” hipotekę, której suma podlega częściowemu wykreśleniu, informację o przelewie wierzytelności zabezpieczonej hipoteką, zamieszczając w polu 4.4.1.15 „rodzaj zmiany” opis zmiany ze wskazaniem pól, których zmiana dotyczy.
2. Hipotekę zabezpieczającą przelaną wierzytelność wpisuje się pod kolejnym numerem hipoteki, ujawniając w podrubryce 4.4.1 „treść hipoteki (roszczenia)” w polu 4.4.1.10 „pierwszeństwo” informację, że hipotece przysługuje pierwszeństwo hipoteki, która zabezpieczała wierzytelność przed przelewem, ze wskazaniem numeru tej hipoteki.

W przypadku podziału hipoteki zabezpieczającej kilka wierzytelności wykreśla się istniejący wpis hipoteki oraz wpisuje się pod kolejnymi numerami hipotek hipoteki powstałe w wyniku podziału. W podrubrykach 4.4.1 „treść hipoteki (roszczenia)” w polach 4.4.1.10 „pierwszeństwo” wpisywanych hipotek ujawnia się informację, że hipoteki powstały w wyniku podziału hipoteki i przysługuje im pierwszeństwo hipoteki podlegającej podziałowi, ze wskazaniem numeru tej hipoteki.

W przypadku przeniesienia hipoteki na opróżnione miejsce hipoteczne w podrubryce 4.4.1. „treść hipoteki (roszczenia)” hipoteki podlegającej przeniesieniu w polu 4.4.1.10 „pierwszeństwo” ujawnia się informację, że hipoteka została przeniesiona na opróżnione miejsce hipoteczne i przysługuje jej pierwszeństwo hipoteki, której opróżnionym miejscem hipotecznym rozporządzono, ze wskazaniem numeru tej hipoteki oraz zamieszcza się w polu 4.4.1.15 „rodzaj zmiany” opis zmiany ze wskazaniem pola, którego zmiana dotyczy.

W przypadku ustanowienia hipoteki na opróżnionym miejscu hipotecznym wpisuje się hipotekę pod kolejnym numerem hipoteki. W podrubryce 4.4.1. „treść hipoteki (roszczenia)” ustanawianej hipoteki w polu 4.4.1.10 „pierwszeństwo” ujawnia się informację, że hipoteka została ustanowiona na opróżnionym miejscu hipotecznym i przysługuje jej pierwszeństwo hipoteki, której opróżnionym miejscem hipotecznym rozporządzono, ze wskazaniem numeru tej hipoteki.

1. Sąd prowadzący księgę wieczystą, w drodze adnotacji, wykonuje orzeczenie sądu odwoławczego uchylającego w całości lub w części zaskarżony wpis niebędący wykreśleniem przez wykreślenie treści ujawnionych w odpowiednich polach opisanych w dziale II, a jeżeli zaskarżony wpis jest wykreśleniem – przez przywrócenie treści ujawnionych w tych polach, które zostały wykreślone zaskarżonym wpisem.
2. W przypadku zmiany zaskarżonego wpisu niebędącego wykreśleniem sąd prowadzący księgę wieczystą, w drodze adnotacji, wykonuje orzeczenie sądu odwoławczego przez wykreślenie treści ujawnionych w odpowiednich polach opisanych w dziale II i zastąpienie ich treścią zgodną z orzeczeniem sądu odwoławczego, a jeżeli zaskarżony wpis jest wykreśleniem – przez przywrócenie poprzedniej treści ujawnionej w tych polach, które zostały zmienione, i zastąpienie jej treścią wynikającą z orzeczenia sądu odwoławczego.
3. Do orzeczeń wydanych na skutek rozpoznania skargi na wpis dokonany przez referendarza sądowego przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.