AKT ARCHIWALNY - Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowych warunków technicznych i organizacyjnych dla firm inwestycyjnych, banków, o których mowa w art. 70 ust. 2 ustawy o obrocie instrumentami finansowymi, i banków powierniczych

1. Firma inwestycyjna przechowuje i archiwizuje co najmniej następujące dokumenty:
1) formularze złożonych przez klientów zleceń, zapisów i dyspozycji;
2) zawarte z klientami umowy o świadczenie usług maklerskich;
3) inne niż wskazane w pkt 2 umowy związane ze świadczonymi przez firmę inwestycyjną usługami maklerskimi;
4) dokumenty udzielonych pełnomocnictw;
5) inne niż wskazane w pkt 1-4 dokumenty zawierające oświadczenia woli lub wiedzy klienta lub potencjalnego klienta;
6) kopie sporządzanych przez firmę inwestycyjną dokumentów zawierających wymagane przepisami rozporządzenia informacje dla klienta lub potencjalnego klienta;
7) potwierdzenia zawartych transakcji;
8) rejestry sesji;
9) dokumenty zawierające informacje, które były podstawą decyzji firmy inwestycyjnej dotyczącej sposobu wykonania danego zlecenia;
10) kopie świadectw depozytowych;
11) umowy i inne dokumenty związane z prowadzeniem rachunków oraz dokonywaniem rozliczeń;
12) kopie raportów związanych z wykonywaniem umowy o świadczenie usług maklerskich.
2. Firma inwestycyjna świadcząca usługi zarządzania portfelami, w skład których wchodzi jeden lub większa liczba instrumentów finansowych, lub doradztwa inwestycyjnego przechowuje i archiwizuje zawarte umowy, dokumenty udzielonych pełnomocnictw oraz inne dokumenty zawierające oświadczenia woli lub wiedzy klienta lub potencjalnego klienta, formularze wystawionych zleceń, dokumenty zawierające sporządzone analizy lub rekomendacje, jak również dokumenty zawierające opracowane przez firmę inwestycyjną strategie inwestycyjne oraz dokumenty zawierające informacje, które stanowiły podstawę opracowania tych strategii.
3. Firma inwestycyjna prowadząca ASO lub OTF przechowuje i archiwizuje dokumenty związane z organizowaniem danego systemu, w tym zawarte umowy o uczestnictwo w tym systemie, dokumenty związane z dopuszczaniem instrumentów finansowych do obrotu w tym systemie oraz dokumenty zawierające informacje, które firma inwestycyjna jest obowiązana upowszechniać zgodnie z przepisami prawa.
4. Firma inwestycyjna, która wykonuje zlecenia w sposób, o którym mowa w art. 73 wykonywanie zleceń nabycia lub zbycia instrumentów finansowych ust. 2 ustawy, przechowuje i archiwizuje dokumenty związane z tą usługą, w tym dokumenty zawierające informacje, które taka firma inwestycyjna jest obowiązana upowszechniać.
5. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1-3, dotyczy również związanych ze świadczonymi usługami maklerskimi informacji przekazywanych lub otrzymywanych przez firmę inwestycyjną za pośrednictwem telefonu, telefaksu, modemu lub innych urządzeń technicznych.
6. Dokumenty określone w ust. 1-4 powinny być przechowywane na takim nośniku informacji, na jakim zostały sporządzone lub otrzymane przez firmę inwestycyjną, z zastrzeżeniem ust. 7.
7. Dokumenty sporządzone lub otrzymane przez firmę inwestycyjną za pomocą elektronicznych nośników informacji powinny być przechowywane na nośnikach elektronicznych o charakterze trwałym, umożliwiających odczytanie treści informacji zawartych w tych dokumentach przez cały okres ich przechowywania, przy czym dokumenty przekazywane przez firmę inwestycyjną klientowi (w dowolnej formie) powinny być tożsame z dokumentami przechowywanymi na nośnikach elektronicznych.
8. Zagraniczna firma inwestycyjna, prowadząca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działalność maklerską bez otwierania oddziału, przechowuje i archiwizuje w szczególności zawarte z klientami umowy o świadczenie usług maklerskich i inne umowy związane ze świadczonymi przez zagraniczną firmę inwestycyjną usługami maklerskimi, dokumenty udzielonych pełnomocnictw, inne dokumenty zawierające oświadczenia woli lub wiedzy klienta lub potencjalnego klienta oraz kopie sporządzonych przez zagraniczną firmę inwestycyjną dokumentów zawierających wymagane przepisami rozporządzenia informacje dla klienta lub potencjalnego klienta. Przepisu ust. 1 nie stosuje się.

1. Dokumenty oraz inne nośniki informacji zawierające dane, które firma inwestycyjna ma obowiązek przechowywać i archiwizować, powinny być przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób nieupoważnionych oraz umożliwiający kontrolę dostępu do nich, zapewniającą możliwość jej prześledzenia wraz z historią modyfikacji i przetwarzania danych.
2. Firma inwestycyjna jest obowiązana zapewnić należyte zabezpieczenie pomieszczeń, w których jest prowadzone archiwum, prowadzenie ewidencji korzystania z archiwum oraz wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie archiwum.

1. Bank prowadzący działalność maklerską może przechowywać i archiwizować dokumenty lub inne nośniki informacji w pomieszczeniach banku poza biurem maklerskim pod warunkiem wydzielenia archiwum biura maklerskiego z archiwum banku.
2. W przypadku wyodrębnionej jednostki banku dokumenty lub inne nośniki informacji związane z działalnością maklerską są przechowywane i archiwizowane przez ten bank.

1. Bank powierniczy przechowuje i archiwizuje przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ustała umowa banku z klientem, dokumenty pełnomocnictw oraz innych umów zawartych w związku z prowadzeniem rachunków. Bank powierniczy przechowuje i archiwizuje przez okres 5 lat, licząc od dnia sporządzenia lub otrzymania, wszystkie inne dokumenty związane z prowadzeniem rachunków oraz dokonywaniem rozliczeń. Przepisy § 33 ust. 5-7 oraz § 34 stosuje się odpowiednio.
2. Bank powierniczy przechowuje i archiwizuje dokumenty lub inne nośniki informacji związane z działalnością powierniczą w sposób zapewniający wydzielenie ich z archiwum banku.
3. Bank powierniczy może powierzyć przechowywanie i archiwizowanie dokumentów lub innych nośników informacji związanych z działalnością powierniczą podmiotowi zajmującemu się wykonywaniem tego rodzaju czynności w sposób zawodowy.
4. Bank powierniczy zapewnia przechowywanie i archiwizowanie dokumentów lub innych nośników informacji przez podmiot, któremu powierza wykonywanie tych czynności, w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieuprawnionym do treści dokumentów lub innych nośników informacji.

Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się odpowiednio do banków, o których mowa w art. 70 wyłączenie stosowania przepisów o uczestnictwie w obrocie instrumentami finansowymi ust. 2 ustawy.