1. Zapisy przechowywane są na nośniku, który pozwala na przechowywanie informacji do przyszłego wglądu właściwego organu, oraz w takiej formie i w taki sposób, aby spełnione były następujące warunki:
a) właściwy organ ma możliwość uzyskania w każdej chwili dostępu do zapisów i odtworzenia każdego istotnego etapu każdej transakcji;
b) istnieje możliwość łatwego sprawdzenia wszelkich poprawek lub innych zmian, a także odtworzenia zawartości zapisów przed wprowadzeniem do nich poprawek czy zmian;
c) zapisy nie są przedmiotem innych manipulacji i zmian;
d) istnieje możliwość przetwarzania przy użyciu środków informatycznych lub innych wydajnych metod w przypadku, gdy łatwe przeprowadzenie analizy danych nie jest możliwe ze względu na ich wielkość i charakter; oraz
e) rozwiązania firmowe są zgodne z wymogami prowadzenia rejestrów niezależnie od wykorzystanej technologii.
2. Firmy inwestycyjne przechowują co najmniej te informacje, o których mowa w załączniku I do niniejszego rozporządzenia w zależności od charakteru swojej działalności.
Lista informacji wskazanych w załączniku I do niniejszego rozporządzenia pozostaje bez uszczerbku dla jakichkolwiek innych obowiązków w zakresie prowadzenia rejestrów wynikających z innych aktów prawnych.
3. Firmy inwestycyjne prowadzą także pisemne rejestry dotyczące wszystkich polityk i procedur, które są zobowiązane utrzymywać zgodnie z dyrektywą 2014/65/UE, rozporządzeniem (UE) nr 600/2014, dyrektywą 2014/57/UE i rozporządzeniem (UE) nr 596/2014, a także zgodnie z ich odpowiednimi środkami wykonawczymi.
Właściwe organy mogą zobowiązać firmy inwestycyjne do prowadzenia dodatkowych rejestrów oprócz rejestrów, o których mowa w załączniku I do niniejszego rozporządzenia.
Rejestry, które określają odpowiednie prawa i obowiązki firmy inwestycyjnej i klienta, wynikające z umowy o świadczenie usług, lub wyszczególnienie warunków, na jakich firma świadczy usługi na rzecz klienta, przechowuje się przynajmniej tak długo, jak długo trwa stosunek handlowy z klientem.
Firma inwestycyjna, w odniesieniu do każdego wstępnego zlecenia otrzymanego od klienta oraz w odniesieniu do każdej podjętej wstępnej decyzji o zawarciu transakcji, niezwłocznie zapisuje i pozostawia do dyspozycji właściwego organu co najmniej szczegóły określone w sekcji 1 załącznika IV do niniejszego rozporządzenia w zakresie, w jakim mają one zastosowanie do danego zlecenia lub danej decyzji o zawarciu transakcji.
W przypadku gdy szczegóły, o których mowa w sekcji 1 załącznika IV do niniejszego rozporządzenia, są przewidziane także na podstawie art. 25 i art. 26 rozporządzenia (UE) nr 600/2014, są one zachowywane w spójny sposób oraz zgodnie z tymi samymi normami, które określono w art. 25 i art. 26 rozporządzenia (UE) nr 600/2014.
Firmy inwestycyjne, niezwłocznie po otrzymaniu zlecenia klienta lub po podjęciu decyzji o zawarciu transakcji, w zakresie, w jakim mają one zastosowanie do danego zlecenia lub danej decyzji o zawarciu transakcji, zapisują i pozostawiają do dyspozycji właściwego organu co najmniej szczegóły określone w sekcji 2 załącznika IV.
W przypadku gdy szczegóły, o których mowa w sekcji 2 załącznika IV, są przewidziane także na podstawie art. 25 i art. 26 rozporządzenia (UE) nr 600/2014, są one zachowywane w spójny sposób oraz zgodnie z tymi samymi normami, które określono w art. 25 i art. 26 rozporządzenia (UE) nr 600/2014.
1. Firmy inwestycyjne ustanawiają, wdrażają i utrzymują skuteczną politykę nagrywania rozmów telefonicznych i zapisywania korespondencji elektronicznej, sformułowaną na piśmie i odpowiednio dostosowaną do rozmiaru i struktury organizacyjnej firmy, a także do charakteru, skali i złożoności prowadzonej przez nią działalności. Polityka ta obejmuje następujące elementy:
a) identyfikacja rozmów telefonicznych i korespondencji elektronicznej, w tym odpowiednich wewnętrznych rozmów telefonicznych i wewnętrznej korespondencji elektronicznej, które podlegają wymogom w zakresie nagrywania i zapisywania zgodnie z art. 16 ust. 7 dyrektywy 2014/65/UE; oraz
b) określenie procedur, których należy przestrzegać, i środków, które należy przyjąć, w celu zapewnienia przez firmę zgodności z akapitem trzecim i ósmym art. 16 ust. 7 dyrektywy 2014/65/UE w przypadku zaistnienia wyjątkowych okoliczności i wystąpienia sytuacji, w której firma nie jest w stanie nagrywać lub zapisywać rozmów/korespondencji na urządzeniach wydanych, zaakceptowanych lub dozwolonych przez firmę. Należy przechowywać dowody potwierdzające zaistnienie takich okoliczności i umożliwić dostęp do nich właściwym organom.
2. Firmy inwestycyjne zapewniają, aby organ zarządzający sprawował skuteczny nadzór i skuteczną kontrolę nad strategiami i procedurami dotyczącymi nagrywania przez firmę rozmów telefonicznych i zapisywania przez nią korespondencji elektronicznej.
3. Firmy inwestycyjne zapewniają, aby rozwiązania pozwalające zachować zgodność z wymogami dotyczącymi rejestrowania były neutralne pod względem technologicznym. Firmy okresowo oceniają skuteczność strategii i procedur firmowych oraz przyjmują takie alternatywne lub dodatkowe środki i procedury, jakie są konieczne i odpowiednie. Jako minimum takie przyjęcie środków alternatywnych lub dodatkowych ma miejsce wówczas, gdy firma zatwierdza lub dopuszcza do używania nowy środek porozumiewania się.
4. Firmy inwestycyjne prowadzą i regularnie aktualizują rejestr tych osób, które dysponują urządzeniami firmowymi lub prywatnymi urządzeniami zatwierdzonymi do używania przez firmę.
5. Firmy inwestycyjne kształcą i szkolą pracowników w zakresie procedur regulujących wymagania określone w art. 16 ust. 7 dyrektywy 2014/65/UE.
6. W celu monitorowania zgodności z wymogami dotyczącymi nagrywania i prowadzenia rejestrów zgodnie z art. 16 ust. 7 dyrektywy 2014/65/UE firmy inwestycyjne okresowo monitorują rejestry transakcji i zleceń podlegające tym wymogom, w tym także odpowiednie rozmowy. Taki monitoring jest oparty na ryzyku i proporcjonalny.
7. Firmy inwestycyjne na żądanie wykazują odpowiednim właściwym organom strategie, procedury oraz sprawowanie przez organ zarządzający nadzoru nad zasadami dotyczącymi nagrywania.
8. Przed rozpoczęciem świadczenia przez firmy inwestycyjne usług inwestycyjnych i działalności inwestycyjnej związanych z przyjmowaniem, przekazywaniem i wykonywaniem zleceń na rzecz nowych i dotychczasowych klientów, firmy te informują klienta:
a) o nagrywaniu rozmów i zapisywaniu korespondencji; oraz
b) o tym, że kopia nagrania rozmów z klientem i korespondencji z klientem będzie udostępniana na żądanie przez okres pięciu lat, a w przypadku, gdy żąda tego właściwy organ, przez okres do siedmiu lat.
Informacje, o których mowa w akapicie pierwszym, są prezentowane w tym samym języku (w tych samych językach), który był wykorzystywany w związku ze świadczeniem na rzecz klientów usług inwestycyjnych.
9. Firmy inwestycyjne zapisują na trwałym nośniku wszystkie istotne informacje związane z odpowiednimi rozmowami w bezpośredniej obecności klienta. Zapisywane informacje obejmują co najmniej następujące elementy:
a) data i godzina spotkań;
b) miejsce spotkań;
c) tożsamość uczestników;
d) podmiot, z którego inicjatywy odbywa się spotkanie; oraz
e) istotne informacje na temat zlecenia klienta, w tym cenę, wolumen rodzaj zlecenia oraz czas jego przesłania lub wykonania.
10. Informacje są przechowywane na trwałym nośniku, który umożliwia ich odtworzenie lub skopiowanie, oraz muszą być przechowywane w formacie, który uniemożliwia zmianę lub usunięcie oryginalnej informacji.
Informacje są przechowywane na nośniku, który umożliwia uzyskanie do nich szybkiego dostępu na wniosek klienta.
Firmy zapewniają jakość, dokładność i kompletność rejestrów wszystkich nagrań telefonicznych i zapisów korespondencji elektronicznej.
11. Bieg okresu przechowywania informacji rozpoczyna się w dniu utworzenia informacji.
