1. Firmy inwestycyjne spełniają następujące wymogi organizacyjne:
a) ustanawiają, wdrażają i utrzymują procedury decyzyjne i strukturę organizacyjną, które w sposób jasny i udokumentowany określają zasady sprawozdawczości oraz wyznaczają funkcje i zakresy odpowiedzialności;
b) zapewniają, by osoby zaangażowane wiedziały o procedurach, których mają obowiązek przestrzegać w celu właściwego wypełniania swoich obowiązków;
c) ustanawiają, wdrażają i utrzymują odpowiednie mechanizmy kontroli wewnętrznej służące zapewnieniu zgodności z decyzjami i procedurami na wszystkich szczeblach organizacyjnych firmy inwestycyjnej;
d) zatrudniają pracowników, którzy posiadają umiejętności, wiedzę ogólną i specjalistyczną potrzebną do wypełnienia przydzielonych im obowiązków;
e) ustanawiają, wdrażają i utrzymują efektywny system sprawozdawczości wewnętrznej i przekazywania informacji na wszystkich właściwych szczeblach organizacyjnych firmy inwestycyjnej;
f) utrzymują odpowiednią, należycie uporządkowaną dokumentację dotyczącą ich działalności gospodarczej i organizacji wewnętrznej;
g) dbają o to, by powierzenie osobom zaangażowanym wielu funkcji nie prowadziło w praktyce bądź potencjalnie do tego, że osoby te nie mogą którejś z tych funkcji wykonać w sposób należyty, uczciwy i profesjonalny.
Przy spełnianiu wymogów określonych w niniejszym ustępie firmy inwestycyjne biorą pod uwagę charakter, skalę i stopień złożoności prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, a także charakter i zasięg usług i działań inwestycyjnych wykonywanych w toku takiej działalności.
2. Firmy inwestycyjne ustanawiają, wdrażają i utrzymują systemy i procedury, które zapewniają właściwy stopień bezpieczeństwa, rzetelności i poufności informacji, uwzględniając przy tym charakter danych informacji.
3. Firmy inwestycyjne ustanawiają, wdrażają i utrzymują odpowiednią politykę utrzymywania ciągłości działalności gospodarczej, której celem jest zachowanie najważniejszych danych i funkcji oraz utrzymanie usług i działalności inwestycyjnej w razie przerwy w funkcjonowaniu systemów i procedur – a jeśli nie jest to możliwe – możliwie szybkie przywrócenie takich danych i funkcji oraz możliwie szybkie wznowienie usług i działalności inwestycyjnej.
4. Firmy inwestycyjne ustanawiają, wdrażają i utrzymują strategie i procedury księgowe, które umożliwiają terminowe dostarczenie właściwemu organowi, na jego wniosek, sprawozdań finansowych, które dają prawdziwy i rzetelny obraz ich sytuacji finansowej oraz są zgodne ze wszystkimi obowiązującymi standardami i regułami rachunkowości.
5. Firmy inwestycyjne monitorują i regularnie oceniają adekwatność i skuteczność stosowanych przez siebie systemów, mechanizmów kontroli wewnętrznej i rozwiązań przyjętych zgodnie z ust. 1–4 oraz podejmują odpowiednie środki w celu wyeliminowania wszelkich nieprawidłowości.
1. Firmy inwestycyjne ustanawiają, wdrażają i utrzymują odpowiednie strategie i procedury służące wykrywaniu ryzyka niewypełnienia przez firmę jej zobowiązań wynikających z dyrektywy 2014/65/UE oraz zagrożeń, które temu towarzyszą, jak również wprowadzają odpowiednie środki i procedury, tak by ograniczyć takie ryzyko do minimum oraz umożliwić właściwym organom skuteczne wykonywanie uprawnień przysługujących im na mocy tej dyrektywy.
Firmy inwestycyjne biorą pod uwagę charakter, skalę i stopień złożoności prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, a także charakter i zasięg usług i działań inwestycyjnych wykonywanych w toku takiej działalności.
2. Firmy inwestycyjne ustanawiają i utrzymują stałą i skutecznie działającą funkcję zgodności z przepisami, która działa niezależnie i odpowiada za:
a) stałe monitorowanie i regularną ocenę adekwatności i skuteczności środków, strategii i procedur wprowadzonych zgodnie z ust. 1 akapit pierwszy oraz działań podjętych w celu wyeliminowania wszelkich nieprawidłowości w wypełnianiu przez firmę jej zobowiązań;
b) doradztwo i pomoc dla osób zaangażowanych odpowiedzialnych za wykonywanie usług i działalności inwestycyjnej, służące wypełnianiu przez firmę jej zobowiązań wynikających z dyrektywy 2014/65/UE;
c) przekazywanie kierownictwu, co najmniej raz do roku, sprawozdań dotyczących wdrażania i skuteczności ogólnego środowiska kontroli w odniesieniu do usług i działalności inwestycyjnej, zidentyfikowanych zagrożeń oraz składania sprawozdań dotyczących rozpatrywania skarg, a także podjętych lub planowanych działań naprawczych;
d) monitorowanie funkcjonowania procesu rozpatrywania skarg i uznawanie skarg za źródło istotnych informacji w kontekście ogólnych obowiązków w zakresie monitorowania.
Aby zapewnić zgodność z lit. a i b niniejszego ustępu, funkcja zgodności z przepisami przeprowadza ocenę, na podstawie której ustala oparty na ryzyku program monitorowania, w którym uwzględnia się wszystkie obszary świadczonych przez firmę inwestycyjną usług i działalności inwestycyjnej oraz właściwych usług dodatkowych, w tym istotne informacje zgromadzone w odniesieniu do monitorowania rozpatrywania skarg. W programie monitorowania ustala się priorytety określone na podstawie oceny ryzyka zgodności, zapewniając całościowe monitorowanie ryzyka zgodności.
3. Aby funkcja zgodności z przepisami, o której mowa w ust. 2, mogła wypełniać swoje obowiązki w sposób właściwy i niezależny, firmy inwestycyjne zapewniają spełnienie następujących warunków:
a) funkcja zgodności z przepisami dysponuje koniecznymi uprawnieniami, zasobami, wiedzą specjalistyczną i dostępem do wszystkich istotnych informacji;
b) kierownictwo wyznacza i zastępuje pracownika ds. zgodności z prawem, odpowiedzialnego za funkcję zgodności z przepisami oraz sporządzanie sprawozdań w zakresie zgodności, wymaganych na mocy dyrektywy 2014/65/UE oraz art. 25 obowiązki kierownictwa wyższego szczebla (art. 16 ust. 2 dyrektywy 2014/65/UE) ust. 2 niniejszego rozporządzenia;
c) w przypadku wykrycia istotnego ryzyka niespełnienia przez firmę jej zobowiązań na mocy dyrektywy 2014/65/UE funkcja zgodności z przepisami składa doraźne sprawozdania bezpośrednio kierownictwu;
d) osoby zaangażowane uczestniczące w pracach funkcji zgodności z przepisami nie uczestniczą w świadczeniu usług ani wykonywaniu działań, które monitorują;
e) metoda ustalania wynagrodzenia osób zaangażowanych, które uczestniczą w pracach funkcji zgodności z przepisami, nie wpływa faktycznie ani potencjalnie na obiektywizm tych osób.
4. Firma inwestycyjna nie ma obowiązku stosowania się do przepisów ust. 3 lit. d lub e, jeżeli potrafi wykazać, że wymóg określony w wymienionych przepisach jest nieproporcjonalny w stosunku do charakteru, skali i stopnia złożoności działalności gospodarczej prowadzonej przez tę firmę, a także w stosunku do charakteru i zasięgu jej usług i działań inwestycyjnych, oraz że jej funkcja zgodności z przepisami nadal działa skutecznie. W takim przypadku firma inwestycyjna ocenia, czy zagrożona jest skuteczność funkcji zgodności z przepisami. Ocena ta podlega regularnemu przeglądowi.
1. Firmy inwestycyjne podejmują następujące działania związane z zarządzaniem ryzykiem:
a) ustanawiają, wdrażają i utrzymują odpowiednie strategie i procedury zarządzania ryzykiem służące rozpoznawaniu ryzyka związanego ze stosowanymi przez firmę działaniami, procesami i systemami, a w razie potrzeby określają akceptowany przez firmę poziom ryzyka;
b) przyjmują skuteczne uzgodnienia, procesy i mechanizmy w celu zarządzania ryzykiem związanym z działalnością firmy oraz stosowanymi przez nią procesami i systemami w oparciu o akceptowany poziom ryzyka, o którym mowa powyżej;
c) monitorują:
(i) adekwatność i skuteczność stosowanych przez firmę inwestycyjną strategii i procedur zarządzania ryzykiem;
(ii) stopień, w jakim firma inwestycyjna i osoby zaangażowane stosują się do uzgodnień, procesów i mechanizmów przyjętych zgodnie z lit. b;
(iii) adekwatność i skuteczność środków podjętych w celu wyeliminowania wszelkich nieprawidłowości w tych strategiach, procedurach, uzgodnieniach, procesach i mechanizmach, w tym niezastosowania się osób zaangażo wanych do takich uzgodnień, procesów i mechanizmów lub nieprzestrzegania takich strategii lub procedur.
2. Firmy inwestycyjne – tam gdzie to właściwe i proporcjonalne w stosunku do charakteru, skali i stopnia złożoności działalności gospodarczej oraz do charakteru i zasięgu usług i działań inwestycyjnych wykonywanych w toku tej działalności – ustanawiają i utrzymują funkcję zarządzania ryzykiem, która działa niezależnie i wykonuje następujące zadania:
a) wdrażanie strategii i procedur, o których mowa w ust. 1;
b) składanie sprawozdań i doradzanie kierownictwu wyższego szczebla zgodnie z art. 25 obowiązki kierownictwa wyższego szczebla (art. 16 ust. 2 dyrektywy 2014/65/UE) ust. 2.
Jeśli firma inwestycyjna nie ustanawia i nie utrzymuje funkcji zarządzania ryzykiem, o której mowa w akapicie pierwszym, jest w stanie udowodnić na wniosek, że strategie i procedury, które przyjęła zgodnie z ust. 1, spełniają wymogi tego ustępu.
Firmy inwestycyjne – tam, gdzie to właściwe i proporcjonalne w stosunku do charakteru, skali i stopnia złożoności działalności gospodarczej oraz do charakteru i zasięgu usług i działań inwestycyjnych wykonywanych w toku tej działalności – ustanawiają i utrzymują funkcję audytu wewnętrznego, która działa niezależnie i oddzielnie w stosunku do innych funkcji i obszarów działalności firmy inwestycyjnej, a której obowiązki polegają na:
a) ustanowieniu, wdrożeniu i utrzymywaniu planu audytu służącego badaniu i ocenianiu adekwatności i skuteczności systemów, mechanizmów kontroli wewnętrznej i uzgodnień stosowanych przez firmę inwestycyjną;
b) wydawaniu rekomendacji na podstawie wyników prac przeprowadzonych zgodnie z lit. a oraz weryfikowaniu przestrzegania tych rekomendacji;
c) składaniu sprawozdań z audytów wewnętrznych zgodnie z art. 25 obowiązki kierownictwa wyższego szczebla (art. 16 ust. 2 dyrektywy 2014/65/UE) ust. 2.
1. Firmy inwestycyjne, dokonując wewnętrznego podziału zadań, zapewniają, by kierownictwo wyższego szczebla – a w stosownych przypadkach także funkcja nadzorcza – były odpowiedzialne za wypełnienie zobowiązań spoczywających na firmie na mocy dyrektywy 2014/65/UE. Kierownictwo wyższego szczebla – a w stosownych przypadkach także funkcja nadzorcza – dokonują zwłaszcza oceny i okresowego przeglądu skuteczności strategii, uzgodnień i procedur stosowanych w celu wypełnienia zobowiązań wynikających z dyrektywy 2014/65/UE oraz podejmują odpowiednie środki w celu wyeliminowania ewentualnych nieprawidłowości w tym względzie.
Przy przydzielaniu istotnych funkcji wśród kierownictwa wyższego szczebla wyraźnie określa się, kto jest odpowiedzialny za nadzór nad wymogami organizacyjnymi firmy i ich utrzymywaniem. Zapewnia się aktualność rejestrów przydziału istotnych funkcji.
2. Firmy inwestycyjne zapewniają, by ich kierownictwo wyższego szczebla otrzymywało często (i nie rzadziej niż raz do roku) pisemne sprawozdania dotyczące zagadnień, o których mowa w art. 22 zgodność z przepisami (art. 16 ust. 2 dyrektywy 2014/65/UE), art. 23 zarządzanie ryzykiem (art. 16 ust. 5 dyrektywy 2014/65/UE) i art. 24 audyt wewnętrzny (art. 16 ust. 5 dyrektywy 2014/65/UE), wskazujące zwłaszcza, czy podjęto odpowiednie środki naprawcze w przypadku ewentualnych nieprawidłowości.
3. Firmy inwestycyjne zapewniają, by – w przypadku ustanowienia funkcji nadzorczej – regularnie otrzymywała ona pisemne sprawozdania dotyczące zagadnień, o których mowa w art. 22 zgodność z przepisami (art. 16 ust. 2 dyrektywy 2014/65/UE), art. 23 zarządzanie ryzykiem (art. 16 ust. 5 dyrektywy 2014/65/UE) i art. 24 audyt wewnętrzny (art. 16 ust. 5 dyrektywy 2014/65/UE).
4. Do celów niniejszego artykułu „funkcja nadzorcza” oznacza funkcję działającą w firmie inwestycyjnej, która odpowiada za nadzorowanie kierownictwa wyższego szczebla.
1. Firmy inwestycyjne ustanawiają, wdrażają i utrzymują skuteczne i przejrzyste strategie i procedury zarządzania skargami, służące szybkiemu rozpatrywaniu skarg klientów lub potencjalnych klientów. Firmy inwestycyjne utrzymują rejestr otrzymanych skarg i środków podjętych w celu ich rozpatrzenia.
W strategii zarządzania skargami przedstawia się wyraźne, dokładne i aktualne informacje dotyczące procesu rozpatrywania skarg. Ta strategia jest zatwierdzana przez kierownictwo firmy.
2. Firmy inwestycyjne publikują szczegółowe informacje dotyczące procesu stosowanego przy rozpatrywaniu skargi. Takie szczegółowe informacje obejmują strategię zarządzania skargami i dane kontaktowe funkcji zarządzania skargami. Stosowne informacje należy dostarczyć klientom lub potencjalnym klientom na ich wniosek lub przy przyjmowaniu skargi. Firmy inwestycyjne umożliwiają klientom i potencjalnym klientom bezpłatne wnoszenie skarg.
3. Firmy inwestycyjne ustanawiają funkcję zarządzania skargami, odpowiedzialną za badanie skarg. Tę funkcję może wykonywać funkcja zgodności z przepisami.
4. W procesie rozpatrywania skargi firmy inwestycyjne komunikują się z klientami lub potencjalnymi klientami w sposób wyraźny, prostym językiem, który jest łatwy do zrozumienia, i udzielają odpowiedzi na skargę bez zbędnej zwłoki.
5. Firmy inwestycyjne przedstawiają klientom lub potencjalnym klientom stanowisko firmy odnośnie do skargi i informują ich o przysługujących im możliwościach, w tym możliwości skierowania skargi do podmiotu zajmującego się alternatywnym rozstrzyganiem sporów, o którym mowa w art. 4 lit. h dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/11/UE w sprawie alternatywnych metod rozstrzygania sporów konsumenckich, oraz o przysługującej klientowi możliwości powództwa cywilnego.
6. Firmy inwestycyjne przedstawiają informacje dotyczące skarg i ich rozpatrywania odpowiednim właściwym organom oraz, o ile to właściwe na mocy ustawodawstwa krajowego, podmiotowi zajmującemu się alternatywnym rozstrzyganiem sporów (ADR).
7. Funkcja zgodności z przepisami w firmie inwestycyjnej analizuje dane dotyczące skarg i ich rozpatrywania w celu zapewnienia wykrycia wszystkich zagrożeń lub problemów i zaradzenia im.
1. Firmy inwestycyjne opracowują i wdrażają strategie i praktyki w zakresie wynagrodzeń na mocy odpowiednich procedur wewnętrznych, uwzględniając interesy wszystkich klientów firmy, dążąc do zapewnienia rzetelnego traktowania klientów i braku szkody dla ich interesów ze strony przyjętych przez firmę strategii w zakresie wynagrodzeń w krótkim, średnim lub długim okresie.
Strategie i praktyki w zakresie wynagrodzeń są opracowywane w taki sposób, aby nie powodować konfliktu interesów lub zachęt, które mogą skłaniać osoby zaangażowane do przedkładania własnych interesów lub interesów firmy z potencjalną szkodą dla jakiegokolwiek klienta.
2. Firmy inwestycyjne zapewniają, by ich strategie i praktyki w zakresie wynagrodzeń miały zastosowanie do wszystkich osób zaangażowanych mających bezpośredni lub pośredni wpływ na usługi inwestycyjne i dodatkowe świadczone przez firmę inwestycyjną lub jej normy zachowań, bez względu na rodzaj klientów, wskutek którego wynagrodzenie i podobne zachęty dla takich osób mogą powodować konflikt interesów skłaniający je do działania wbrew interesom jakiegokolwiek klienta firmy.
3. Kierownictwo firmy inwestycyjnej, po zasięgnięciu opinii funkcji zgodności z przepisami, zatwierdza strategię w zakresie wynagrodzeń w firmie. Kierownictwo wyższego szczebla firmy inwestycyjnej jest odpowiedzialne za bieżące wdrażanie strategii w zakresie wynagrodzeń oraz monitorowanie ryzyka związanego z przestrzeganiem strategii.
4. Wynagrodzenie i podobne zachęty nie opierają się wyłącznie lub w przeważającym stopniu na ilościowych kryteriach handlowych i w pełni uwzględniają odpowiednie kryteria jakościowe odzwierciedlające zgodność z właściwymi przepisami, rzetelne traktowanie klientów oraz jakość usług świadczonych klientom.
Należy stale utrzymywać równowagę między stałymi i zmiennymi składnikami wynagrodzenia, aby struktura wynagrodzenia nie faworyzowała interesów firmy inwestycyjnej lub jej osób zaangażowanych ponad interesy jakiegokolwiek klienta.
Do celów art. 29 transakcje osobiste (art. 16 ust. 2 dyrektywy 2014/65/UE) i art. 37 dodatkowe wymogi organizacyjne związane z badaniami inwestycyjnymi lub publikacjami handlowymi (art. 16 ust. 3 dyrektywy 2014/65/UE) transakcja osobista stanowi operację handlową na instrumencie finansowym przeprowadzoną przez osobę zaangażowaną lub w jej imieniu, o ile spełnione jest przynajmniej jedno z następujących kryteriów:
a) działanie osoby zaangażowanej wykracza poza zakres działań wykonywanych w ramach jej obowiązków zawodowych;
b) transakcję przeprowadza się na rachunek jednej z następujących osób:
(i) osoby zaangażowanej;
(ii) osoby, z którą osobę zaangażowaną łączą więzy pokrewieństwa albo bliskie stosunki;
(iii) osoby, w stosunku do której osoba zaangażowana ma, bezpośrednio lub pośrednio, istotny interes w danej transakcji, inny niż uzyskanie opłaty lub prowizji za jej realizację.
1. Firmy inwestycyjne ustanawiają, wdrażają i utrzymują odpowiednie środki służące temu, by żadna osoba zaangażowana, która uczestniczy w działalności mogącej wywołać konflikt interesów lub która z tytułu działalności prowadzonej w imieniu firmy ma dostęp do informacji poufnych w rozumieniu art. 7 informacje poufne ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 596/2014 lub innych poufnych informacji dotyczących klientów lub transakcji zawieranych z udziałem klientów lub na ich rzecz, nie podejmowała żadnej z czynności wskazanych w ust. 2, 3 i 4.
2. Firmy inwestycyjne zapewniają, aby osoby zaangażowane nie zawierały transakcji osobistej, która spełnia co najmniej jedno z poniższych kryteriów:
a) jest w odniesieniu do danej osoby objęta zakazem na mocy rozporządzenia (UE) nr 596/2014;
b) łączy się z nieuprawnionym lub nieprawidłowym ujawnieniem informacji poufnych;
c) koliduje lub może kolidować z jakimkolwiek zobowiązaniem firmy inwestycyjnej wynikającym z dyrektywy 2014/65/UE.
3. Firmy inwestycyjne zapewniają, aby osoby zaangażowane nie doradzały ani nie zalecały innym osobom, w zakresie wykraczającym poza właściwy tryb wykonywania obowiązków zawodowych lub zakontraktowanych usług, zawarcia transakcji na instrumentach finansowych, która, gdyby stanowiła transakcję osobistą osoby zaangażowanej, byłaby objęta przepisami ust. 2 lub art. 37 dodatkowe wymogi organizacyjne związane z badaniami inwestycyjnymi lub publikacjami handlowymi (art. 16 ust. 3 dyrektywy 2014/65/UE) ust. 2 lit. a lub b, lub art. 67 zasady ogólne (art. 28 ust. 1 i art. 24 ust. 1 dyrektywy 2014/65/UE) ust. 3.
4. Nie naruszając przepisów art. 10 bezprawne ujawnianie informacji poufnych ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 596/2014, firmy inwestycyjne zapewniają, by osoby zaangażowane nie ujawniały innej osobie informacji lub opinii w zakresie wykraczającym poza normalny tryb wykonywania obowiązków zawodowych lub zakontraktowanych usług, jeśli osoba zaangażowana wie lub ma uzasadnione podstawy, aby przypuszczać, że ujawnienie takich informacji lub opinii pozwoli lub może pozwolić tej innej osobie na podjęcie jednego z następujących kroków:
a) zawarcie transakcji na instrumencie finansowym, która gdyby stanowiła transakcję osobistą osoby zaangażowanej byłaby objęta przepisami ust. 2 lub 3 lub art. 37 dodatkowe wymogi organizacyjne związane z badaniami inwestycyjnymi lub publikacjami handlowymi (art. 16 ust. 3 dyrektywy 2014/65/UE) ust. 2 lit. a lub b, lub art. 67 zasady ogólne (art. 28 ust. 1 i art. 24 ust. 1 dyrektywy 2014/65/UE) ust. 3;
b) doradzanie innej osobie lub nakłanianie jej do zawarcia takiej transakcji.
5. Środki wymagane na mocy ust. 1 służą temu, by:
a) każda osoba zaangażowana objęta zakresem ust. 1, 2, 3 i 4 była świadoma ograniczeń dotyczących transakcji osobistych oraz środków ustanowionych przez firmę inwestycyjną w związku z transakcjami osobistymi i ujawnianiem informacji zgodnie z ust. 1, 2, 3 i 4;
b) firma była szybko informowana o każdej transakcji osobistej zawartej przez osobę zaangażowaną albo poprzez zgłoszenie takiej transakcji, albo za sprawą innych procedur umożliwiających jej stwierdzenie;
c) prowadzono rejestr zgłoszonych firmie lub stwierdzonych przez nią transakcji osobistych, w tym zezwoleń lub zakazów wydanych w związku z taką transakcją.
W przypadku umów outsourcingu firma inwestycyjna zapewnia, by podmiot, któremu zleca w drodze outsourcingu wykonanie działalności, prowadził rejestr transakcji osobistych zawieranych przez wszystkie osoby zaangażowane oraz by na wniosek firmy inwestycyjnej bezzwłocznie przekazywał jej informacje na ten temat;
6. Ustępy 1–5 nie mają zastosowania do następujących transakcji osobistych:
a) transakcji osobistych wykonywanych w ramach usługi dyskrecjonalnego zarządzania portfelem, jeśli nie są poprzedzone korespondencją na temat transakcji pomiędzy zarządzającym portfelem a osobą zaangażowaną lub inną osobą, na rachunek której zawiera się transakcję;
b) transakcji osobistych dotyczących przedsiębiorstw zbiorowego inwestowania w zbywalne papiery wartościowe (UCITS) lub AFI podlegających zgodnie z prawem krajowym nadzorowi państwa członkowskiego, które wymaga równoważnego poziomu dywersyfikacji ryzyka związanego z aktywami, w sytuacji gdy osoba zaangażowana i każda inna osoba, na rachunek której dokonuje się transakcji, nie uczestniczą w zarządzaniu tym przedsiębiorstwem.
