Do czynności prezesa sądu należy zapewnienie organizacyjnych i technicznych mechanizmów zabezpieczających dane SIS przed nieuprawnionym dostępem, zniszczeniem, zmianą lub ich utratą, jak również zapewnienie zgodności podejmowanych w danym sądzie działań z obowiązującymi przepisami o dostępie do danych SIS.
Prezes sądu okręgowego wyznacza spośród sędziów tego sądu jedną lub więcej osób odpowiedzialnych za całodobowe kontakty z Biurem SIRENE. Wyznaczeni sędziowie posiadają uprawnienie do dostępu do danych SIS, a także telefon komórkowy umożliwiający stały kontakt oraz adres poczty elektronicznej. Numery telefonów oraz adresy poczty elektronicznej udostępnia się Biuru SIRENE oraz bezzwłocznie aktualizuje w przypadku ich zmiany.
1. Osoba uprawniona do dostępu do danych SIS (użytkownik) obowiązana jest przestrzegać zasad należytej ostrożności w zakresie korzystania z udostępnionych jej funkcji SIS oraz zasad bezpieczeństwa przy przetwarzaniu danych, w szczególności w przypadkach czasowego opuszczenia stanowiska pracy, zakończenia pracy oraz korzystania z zewnętrznych informatycznych nośników danych.
2. Dostęp użytkownika do danych SIS nie powinien trwać dłużej, niż jest to konieczne do dokonania wpisu lub wglądu do danych.
Przetwarzanie danych SIS może odbywać się wyłącznie przy użyciu funkcji przewidzianych w systemie, po uprzednim dokonaniu w nim uwierzytelnienia przez użytkownika.
W przypadku zaistnienia podejrzenia, że osoba uczestnicząca w czynnościach sądowych może być poszukiwana za pośrednictwem SIS, można dokonać sprawdzenia danych tej osoby w SIS. W razie uzyskania informacji, że sprawdzana osoba jest poszukiwana za pośrednictwem SIS, bezzwłocznie zawiadamia się o tym Policję lub inny uprawniony organ.
1. Wpisów, modyfikacji oraz usunięcia danych SIS w sprawach pozostających na etapie postępowania rozpoznawczego i wykonawczego osób poszukiwanych, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 2007 r. o udziale Rzeczypospolitej Polskiej w Systemie Informacyjnym Schengen oraz Wizowym Systemie Informacyjnym (Dz. U. z 2023 r. poz. 1355), zwanej dalej „ustawą o udziale Rzeczypospolitej Polskiej w Systemie Informacyjnym Schengen oraz Systemie Informacji Wizowej”, dokonuje się bezzwłocznie.
2. Wpisów do SIS danych osób poszukiwanych, o których mowa w art. 3 uprawnienie do bezpośredniego dostępu do KSI w celu dokonywania wpisów danych SIS ust. 1 pkt 1 lub 2 ustawy o udziale Rzeczypospolitej Polskiej w Systemie Informacyjnym Schengen oraz Systemie Informacji Wizowej, dokonuje się bezzwłocznie w przypadku ustalenia, że osoba poszukiwana przebywa lub zaistnienia podejrzenia, że może ona przebywać na terytorium państwa uczestniczącego w SIS.
3. Wpisów do SIS danych osób, o których mowa w art. 3 uprawnienie do bezpośredniego dostępu do KSI w celu dokonywania wpisów danych SIS ust. 1 pkt 3 ustawy o udziale Rzeczypospolitej Polskiej w Systemie Informacyjnym Schengen oraz Systemie Informacji Wizowej, można dokonywać w przypadku ustalenia, że osoby te przebywają, lub zaistnienia podejrzenia, że mogą one przebywać na terytorium państwa uczestniczącego w SIS oraz gdy uzasadnia to waga lub charakter sprawy.
4. Wpisów do SIS danych przedmiotów, o których mowa w art. 3 uprawnienie do bezpośredniego dostępu do KSI w celu dokonywania wpisów danych SIS ust. 1 pkt 7 ustawy o udziale Rzeczypospolitej Polskiej w Systemie Informacyjnym Schengen oraz Systemie Informacji Wizowej, można dokonywać w przypadku ustalenia, że przedmioty te znajdują się lub zaistnienia podejrzenia, że mogą one znajdować się na terytorium państwa uczestniczącego w SIS oraz gdy uzasadnia to waga lub charakter sprawy.
5. Wpisów danych do SIS dokonuje się zgodnie z danymi zawartymi w rejestrze PESEL.
Obowiązkiem sędziego, któremu przydzielono daną sprawę, w której podjęto czynności poszukiwawcze za pośrednictwem SIS, jest dbałość o aktualność danych wpisanych do SIS, w tym o bezzwłoczną modyfikację lub usunięcie danych nieaktualnych, w szczególności jeżeli osoba, o której mowa w art. 3 uprawnienie do bezpośredniego dostępu do KSI w celu dokonywania wpisów danych SIS ust. 1 pkt 1 lub 2 ustawy o udziale Rzeczypospolitej Polskiej w Systemie Informacyjnym Schengen oraz Wizowym Systemie Informacyjnym, została przekazana do dyspozycji sądu właściwego do rozpoznania sprawy, nakaz został uchylony lub nastąpiło przedawnienie karalności przestępstwa. Sędzia ten, nie rzadziej niż co 3 miesiące oraz nie później niż miesiąc przed upływem terminu wygaśnięcia danych wpisanych do SIS, dokonuje kontroli akt sprawy, w której dokonano wpisu i podejmuje stosowne działania zmierzające do zapewnienia aktualności tych danych.
W sytuacjach innych niż wymienione w § 361 ust. 1, jeżeli wykryty zostanie wpis mogący wymagać zastrzeżenia w SIS, że dana osoba nie będzie poszukiwana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przy jego użyciu, sąd bezzwłocznie informuje Biuro SIRENE o konieczności dokonania takiego zastrzeżenia.
1. Po każdorazowym wglądzie lub przetworzeniu danych w SIS tworzy się wydruk z czynności lub notatkę urzędową, które dołącza się do akt sprawy.
2. Wydruki, które nie są przydatne dla postępowania, podlegają zniszczeniu.
W przypadku braku bezpośredniego dostępu do danych SIS spowodowanego przyczynami niezależnymi od sądu wpisów do SIS dokonuje się za pośrednictwem centralnego organu technicznego Krajowego Systemu Informatycznego.
Zwracając się o udzielenie informacji mających na celu ułatwienie współpracy w sprawach karnych z właściwym organem państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub innego państwa, w którym ustanowiono punkt kontaktowy Europejskiej Sieci Sądowej, w szczególności o:
1) informację o prawie i praktyce tego państwa,
2) ustalenie w tym państwie organu właściwego do wykonania wniosku o pomoc prawną lub o udzielenie informacji dotyczącej stanu realizacji tego wniosku,
3) ustalenie w tym państwie organu właściwego do wykonania europejskiego nakazu aresztowania lub innego orzeczenia podlegającego wzajemnemu uznawaniu lub o udzielenie informacji dotyczącej stanu realizacji tego nakazu lub orzeczenia
– sąd występuje do krajowego punktu kontaktowego Europejskiej Sieci Sądowej w Ministerstwie Sprawiedliwości lub w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury.
