1. W sądzie, w ramach oddziału administracyjnego, samodzielnej sekcji administracyjnej lub jako odrębną komórkę organizacyjną, tworzy się biuro obsługi interesantów, zwane dalej „biurem”, chyba że nie jest to celowe z uwagi na realizację zadań w zakresie informowania zainteresowanych w wydziałach sądu lub z innych ważnych względów.
2. Jeżeli sąd zajmuje więcej niż jeden budynek, biuro funkcjonuje we wszystkich budynkach, chyba że byłoby to niecelowe z uwagi na zakres zadań realizowanych w poszczególnych budynkach sądu.
3. W budynku sądu, w którym nie utworzono biura, bądź którego nie obsługuje biuro innego sądu, jego zadania wykonują wyznaczeni pracownicy sądu.
4. Biuro jest w miarę możliwości usytuowane w pobliżu wejścia do budynku sądu. Jeżeli nie ma możliwości takiej lokalizacji, jego usytuowanie wskazuje tablica kierunkowa, której sposób oznakowania uwzględnia w miarę możliwości potrzeby osób niepełnosprawnych.
5. W biurze należy zapewnić miejsca siedzące oraz stoły dla interesantów. Dostęp do biura uwzględnia w miarę możliwości potrzeby osób niepełnosprawnych.
6. Zadania biura są realizowane z uwzględnieniem standardów obsługi interesanta oraz katalogu usług z kartami usług i powiązanymi z nimi procedurami świadczenia usług, opracowanymi i udostępnionymi przez Ministra Sprawiedliwości.
Do zadań biura należy:
1) udzielanie osobom uprawnionym informacji o stanie postępowania w sprawie na podstawie danych z sądowych systemów teleinformatycznych;
2) wydawanie odpisów dokumentów na podstawie sądowych systemów teleinformatycznych lub akt sądowych po ich otrzymaniu z właściwego wydziału;
3) wydawanie zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z posiedzenia lub rozprawy sądu po ich otrzymaniu z właściwego wydziału;
4) kierowanie interesantów do odpowiednich komórek organizacyjnych, jeżeli załatwienie ich spraw w biurze nie będzie możliwe;
5) udzielanie pomocy podczas pobytu w sądzie świadkom i pokrzywdzonym między innymi przez informowanie, w miarę możliwości odprowadzanie do odpowiednich pomieszczeń, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb osób niepełnosprawnych;
6) udostępnianie informacji o lekarzach sądowych, biegłych sądowych, tłumaczach przysięgłych wpisanych na listę Ministra Sprawiedliwości, mediatorach oraz instytucjach, których działalność wiąże się z ochroną praw człowieka;
7) udostępnianie formularzy sądowych i wzorów pism;
8) informowanie o strukturze organizacyjnej sądu, jego właściwości oraz lokalizacji, numerach telefonów, godzinach urzędowania, adresie strony internetowej, poczty elektronicznej, a także adresach innych sądów, organów i urzędów centralnych oraz kierowanie do właściwych sal rozpraw;
9) udostępnianie informacji o możliwości zakończenia sporu w drodze mediacji w poszczególnych rodzajach spraw, zasadach i procedurze mediacji oraz sposobie kontaktu z mediatorem.
1. Wykonując czynności w zakresie działalności administracyjnej sądu prezes w szczególności:
1) podejmuje działania dotyczące obsady wolnych stanowisk sędziowskich i asesorskich oraz stanowisk referendarzy sądowych, asystentów sędziów, kuratorów sądowych i kierownika opiniodawczego zespołu sądowych specjalistów;
2) nadzoruje organizację przekazywania akt sądowych, pism oraz innych dokumentów do innych sądów w przypadku zmiany obszaru właściwości;
3) współpracuje z Krajową Szkołą Sądownictwa i Prokuratury w zakresie szkolenia wstępnego i ustawicznego oraz organizuje szkolenia dla sędziów, asesorów sądowych, referendarzy sądowych, asystentów sędziów, kuratorów sądowych, specjalistów opiniodawczego zespołu sądowych specjalistów i ławników;
4) przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków dotyczących pracy sądu;
5) prowadzi wymianę informacji z kierownikami jednostek organizacyjnych prokuratury odpowiadających szczeblem prezesom sądów, w szczególności w zakresie wykorzystywanych środków techniczno-organizacyjnych, służących zapewnieniu udziału prokuratora wskazanego jako referent sądowy sprawy w posiedzeniu lub rozprawie;
6) zapewnia przestrzeganie przez podległych pracowników zasad ochrony i bezpieczeństwa obiektów sądowych;
7) ustala zasady korzystania z list ławników przez poszczególne wydziały sądu, zapewniające ich równomierny udział w czynnościach, a także prowadzi ewidencję udziału ławników w rozprawach;
8) współpracuje z radą ławniczą;
9) udziela informacji w odpowiedzi na wnioski kierowane w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902);
10) jest administratorem danych osobowych zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;
11) wykonuje zadania wynikające z ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834);
12) wykonuje zadania wynikające z ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 632);
13) przedstawia na żądanie uprawnionych podmiotów informacje o stanie sprawy prowadzonej w sądzie;
14) sprawuje nadzór nad jakością i terminowością sporządzania sprawozdań i innych dokumentów statystycznych;
15) podejmuje czynności w sprawach bieżących, związane ze sprawnym funkcjonowaniem sądu w zakresie swoich kompetencji;
16) rozstrzyga wątpliwości co do zasad przydziału spraw oraz sposobu uczestniczenia orzeczników w przydziale spraw;
17) prowadzi i udostępnia listę stałych mediatorów oraz wykazy instytucji i osób uprawnionych do prowadzenia postępowania mediacyjnego w sprawach karnych i nieletnich;
18) udostępnia listy mediatorów przekazane przez organizacje pozarządowe i uczelnie;
19) organizuje spotkania informacyjne, dyżury mediatorów oraz szkolenia z zakresu mediacji we współpracy z koordynatorem do spraw mediacji.
2. Czynności prezesa sądu związane ze sprawowaniem nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną sądu regulują odrębne przepisy.
3. Prezes sądu może powierzyć wykonywanie czynności i obowiązków określonych w ust. 1 wiceprezesom sądu albo wyznaczonemu sędziemu w sądzie, w którym nie powołano wiceprezesa.
4. Po uzyskaniu informacji o orzeczeniu Europejskiego Trybunału Praw Człowieka lub innego organu międzynarodowego stwierdzającego naruszenie Konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności lub innej umowy międzynarodowej bądź o wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w Luksemburgu wydanym w sprawie rozpatrywanej na podstawie pytania prejudycjalnego sądu polskiego prezes sądu zapoznaje się z orzeczeniem i zarządza, aby zapoznali się z nim orzecznicy, którzy orzekali w sprawie, w której doszło do naruszenia, a w razie, gdy orzeczenie dotyczy zagadnienia prawnego, w którym orzecznictwo było niejednolite – wszyscy sędziowie, asesorzy sądowi i referendarze sądowi odpowiedniego pionu.
