1. Dokumentacja powinna być prowadzona w sposób umożliwiający identyfikację czynności związanych z działalnością objętą kontrolą, przy zachowaniu ciągłości zapisów i poprawności stosowanych metod obliczeniowych.
2. Wpisów do dokumentacji należy dokonywać w sposób trwały i czytelny. Zmian i poprawek w dokumentacji dokonuje się w taki sposób, aby przekreślony tekst pierwotny pozostał czytelny, a każdą zmianę lub poprawkę należy potwierdzić podpisem osoby dokonującej zmiany lub poprawki, z podaniem daty ich wprowadzenia, oraz w razie potrzeby opisać je w rubryce "uwagi".
1. Wpisów do dokumentacji dokonuje się bezpośrednio po zakończeniu czynności podlegającej wpisaniu.
2. Ostatniego dnia każdego miesiąca podmiot dokonuje zamknięcia dokumentacji i sporządza podsumowanie miesięczne.
3. Podmiot dokonuje również rocznego zamknięcia dokumentacji według stanu na ostatni dzień roku i ustala rzeczywisty stan zapasów wyrobów akcyzowych na koniec roku. Rzeczywisty stan zapasów wyrobów akcyzowych jest porównywany ze stanem ewidencyjnym i podlega wpisaniu do dokumentacji. Rzeczywisty stan zapasów wyrobów akcyzowych na koniec roku należy przyjąć jako stan początkowy roku następnego.
4. W przypadku gorzelni oraz podmiotu magazynującego wyroby energetyczne, które na podstawie przepisów dotyczących warunków prowadzenia składów podatkowych są magazynowane w zbiornikach nieposiadających dowodów legalizacji, przepisu ust. 3 nie stosuje się.
5. Podmiot może ustalić rzeczywisty stan zapasów wyrobów akcyzowych oraz dokonać zamknięcia dokumentacji za dowolny, krótszy niż rok okres. Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio.
6. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 i 5, o planowanym terminie przeprowadzenia ustalenia rzeczywistego stanu zapasów wyrobów akcyzowych podmiot jest obowiązany powiadomić właściwego naczelnika urzędu celnego, a w przypadku wykonywania kontroli stałej - komórkę kontroli, co najmniej na dzień przed rozpoczęciem tych czynności, podając datę i godzinę.
7. Dokumentacja, o której mowa w § 11, ust. 1, § 13, § 17, ust. 3, § 20, ust. 2, § 22, § 26, i § 43, ust. 5 pkt 1, z wyjątkiem dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej, powinna być zarejestrowana i zabezpieczona urzędowo pieczęciami przez właściwego naczelnika urzędu celnego, a poszczególne karty ksiąg - kolejno ponumerowane.
8. Właściwy naczelnik urzędu celnego może zarejestrować i zabezpieczyć urzędowo pieczęciami inną niż wymieniona w ust. 7 dokumentację, lub jej części, zawierającą dane i informacje związane z działalnością objętą kontrolą.
9. Dokumentacja, o której mowa w ust. 8 oraz w § 11, ust. 1, § 13, § 17, ust. 3, § 20, ust. 2, § 22, § 26, i § 43, ust. 5 pkt 1, po uprzednim zawiadomieniu właściwego naczelnika urzędu celnego, może być prowadzona w formie elektronicznej, zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego i w taki sposób, aby:
1) umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;
2) umożliwiała dokonywanie korekty danych opatrzonej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;
3) pozwalała na uzyskanie czytelnego wydruku wpisów w porządku chronologicznym;
4) uniemożliwiała usuwanie wpisów.
10. Podmiot prowadzący dokumentację w formie elektronicznej przechowuje jej kopię zapisaną na informatycznych nośnikach danych lub w formie papierowej, po jej wydrukowaniu.
