P03-1564/B0-722-141/97

Odpowiadając na pismo (...) dotyczące kosztów uzyskania przychodów związanych z używaniem samochodów nie będących własnością podatnika, Ministerstwo Finansów uprzejmie wyjaśnia:

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z 15.2.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 1993 r. Nr 106, poz. 482 ze zm.), kosztem uzyskania przychodów są wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich dla celów służbowych prywatnych samochodów na potrzeby podatnika. W celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) kosztem uzyskania przychodów będą wyłącznie kwoty ustalone przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach obowiązujących w przedsiębiorstwach państwowych. Tym samym warunkiem zaliczenia tych kwot do kosztów uzyskania przychodów podatnika jest udokumentowanie podróży służbowej pracownika łącznie z delegacją służbową oraz ewidencją przebiegu pojazdu prowadzoną przez pracownika według obowiązującego wzoru, potwierdzoną przez podatnika na koniec każdego miesiąca. W razie braku tej ewidencji albo delegacji służbowej, wydatki takie ponoszone przez podatnika na rzecz pracownika nie stanowią w ogóle kosztów uzyskania przychodów.

Wymóg prowadzenia przedmiotowej ewidencji dotyczy również pracowników, którzy dla celów służbowych używają prywatnych samochodów w jazdach lokalnych, a zwrot kosztów z tego tytułu określony został w wysokości stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu. W takim przypadku kosztem uzyskania przychodu dla podatnika będzie kwota ustalona w wysokości nie przekraczającej stawki za 1 kilometr określonej w odrębnych przepisach obowiązujących w przedsiębiorstwach państwowych.

Jeżeli natomiast podatnik ponosi wydatki na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego dla celów służbowych prywatnego samochodu w jazdach lokalnych - a kosztem uzyskania przychodów dla podatnika będzie kwota miesięcznego ryczałtu pieniężnego ustalona w wysokości nie przekraczającej limitu, określonego w odrębnych przepisach, obowiązujących w przedsiębiorstwach państwowych - prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu nie jest wymagane.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 51 powołanej wyżej ustawy, kosztem uzyskania przychodów dla podatnika są wydatki z tytułu używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych lub innych samochodów o dopuszczalnej ładowności nie przekraczającej 500 kg, nie stanowiących składników majątku podatnika, ale tylko w części nie przekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach obowiązujących w przedsiębiorstwach państwowych. Wydatkiem objętym opisanym limitem z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej takich samochodów są wszystkie wydatki - np. czynsz płacony z tytułu zawartej umowy dzierżawy, paliwo, części zamienne, ewentualne składki na ubezpieczenie itd. Warunkiem jednak zaliczenia przypadającej kwoty wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika, według obowiązującego wzoru, ewidencji przebiegu pojazdu. W przypadku nieprowadzenia przez podatnika wymaganej ewidencji przebiegu pojazdu, ponoszone z tego tytułu wydatki nie będą stanowiły w ogóle kosztów uzyskania przychodów dla podatnika.

Poniesione w celu osiągnięcia przychodów wydatki z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów innych niż osobowe, o dopuszczalnej ładowności przekraczającej 500 kg, nie stanowiących składników majątku podatnika, na podstawie art. 15 ust. 1 powołanej wyżej ustawy, stanowią w pełnej wysokości koszty uzyskania przychodów, bez wymogu prowadzenia przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu.