ILPB3/423-1161/09-2/AP

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością…, reprezentowanej przez Pełnomocnika Pana …, przedstawione we wniosku z dnia 15 grudnia 2009 r. (data wpływu 17.12.2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na zakup posiłków w restauracji podczas spotkań z kontrahentami – jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie

W dniu 17 grudnia 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na zakup posiłków w restauracji podczas spotkań z kontrahentami.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Spółka prowadzi działalność w zakresie sprzedaży i wynajmu wózków widłowych, podnośników paletowych oraz innego rodzaju sprzętu usprawniającego wewnątrzzakładową logistykę.

Specyfika sposobu sprzedaży wózków widłowych wywiera na Spółce konieczność licznych spotkań z obecnymi i potencjalnymi kontrahentami. W związku z tym, Spółka zatrudnia (na podstawie umowy o pracę) przedstawicieli handlowych, którzy niemal codziennie spotykają się z kontrahentami i uzgadniają warunki współpracy handlowej ze Spółką.

Ze względu na bardzo zindywidualizowane potrzeby kontrahentów co do cech technicznych wózków, proces sprzedaży opiera się w głównej mierze na spotkaniach z poszczególnymi kontrahentami i negocjacjach warunków handlowych zakupu sprzętu. Spotkania takie odbywają się poza siedzibą Spółki. Konieczność organizowania spotkań poza siedzibą Spółki wynika ze specyfiki branży. Wśród dystrybutorów i nabywców sprzętu usprawniającego wewnątrzzakładową logistykę utrwaliła się praktyka omawiania wszelkich warunków handlowych na indywidualnych spotkaniach na tzw. „neutralnym gruncie”. Spotkania takie najczęściej odbywają się w restauracjach. Wówczas, podczas lunchu, obiadu bądź kolacji, omawiane są m.in. warunki zakupu określonego sprzętu, warunki udzielenia gwarancji na dostarczany przez Spółkę sprzęt, zakres i warunki serwisu urządzeń oraz wszelkie inne warunki handlowe. Koszty spożycia posiłku, podczas takiego spotkania, obciążają w całości Spółkę. Spotkania takie służą przedstawieniu indywidualnej oferty handlowej Spółki dla danego kontrahenta oraz negocjacji warunków zakupu lub wynajmu sprzętu.

Spółka pragnie podkreślić, iż posiłki spożywane przez kontrahentów podczas spotkań biznesowych nie mają charakteru wystawności i okazałości, zamawiane są z menu restauracji, nie są przygotowywane „na specjalne, indywidualne życzenie” kontrahenta. Ze względu na konieczność rozsądnego zarządzania poziomem kosztów spotkań z klientami, reprezentanci handlowi nie wybierają lokali gastronomicznych z tzw. „górnej półki”.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wydatki ponoszone na zakup posiłków w restauracji, które spożywane są przez kontrahentów obecnych i potencjalnych podczas spotkań biznesowych, mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów Spółki...

Zdaniem Wnioskodawcy, takie wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów Spółki. Na potwierdzenie swojego stanowiska Spółka pragnie przytoczyć poniższe argumenty.

Wydatki na posiłek z kontrahentem a związek z przychodem Spółki.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 roku (Dz. U. Nr 21, poz. 86 ze zm.) w art. 15 ust. 1 wskazuje, iż kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków enumeratywnie wskazanych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.

Przytoczona regulacja wskazuje, iż wszelkie wydatki, jeżeli wiążą się bezpośrednio lub pośrednio z działalnością prowadzoną przez Podatnika i nie zostały przez ustawodawcę wskazane jako niestanowiące kosztów podatkowych, uznawane są za koszty uzyskania przychodów. Zgodnie z utrwalonym w doktrynie poglądem, możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów uzależniona jest od powiązania poniesionego wydatku z działalnością podatnika, który zalicza ten wydatek do kosztów, istnienia bezpośredniego lub nawet tylko potencjalnego związku przyczynowego między wydatkiem a uzyskanym przychodem oraz właściwego udokumentowania tego wydatku (przykładowo wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 7 marca 2001 roku sygn. akt III SA 64/00).

Jak trafnie wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w wyroku z dnia 11 sierpnia 2004 roku (sygn. akt l SA/Bk 159/04), „kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty w szerokim tego wyrażenia prawnego znaczeniu, a więc obok nakładów bezpośrednich również pośrednie nakłady, straty, wydatki niezbędne, które trzeba ponieść w relacji do któregoś z elementów nakładów bezpośrednich. Takie rozumienie kosztów uzyskania przychodu oparte jest na ich istocie ekonomicznej i dominuje w większości współczesnych ustawodawstw podatkowych”.

W świetle powyższych konstatacji, należy zatem uznać, iż wydatki na zakup posiłków w restauracji dla kontrahentów podczas spotkań biznesowych pozostają w pośrednim związku z przychodem uzyskiwanym przez Spółkę. Od pomyślnych negocjacji i rozmów podczas takich spotkań zależy bowiem ilość sprzedanego przez Spółkę sprzętu, co przekłada się na wysokość osiągniętego przez Spółkę przychodu.

Spółka pragnie podkreślić również, iż kultura zachowania oraz dobry zwyczaj nakazują dokonanie zapłaty za posiłek osoby, którą zaprasza się do restauracji. Trudno bowiem żądać od kontrahenta, aby ten sam regulował swój rachunek za posiłek, jeżeli przybył on do restauracji wyłącznie na wyraźne zaproszenie Spółki. Ponadto, żądanie takie miałoby bardzo negatywne skutki, jeśli chodzi o postrzeganie Spółki na rynku, co w efekcie doprowadziłoby do spadku sprzedaży i przychodów.

Spółka pragnie także wskazać, iż spotkania w restauracji mają wyłącznie charakter biznesowy i dyskutowane są podczas nich sprawy dotyczące indywidualnych warunków handlowych dystrybucji sprzętu oferowanego przez Wnioskodawcę. W spotkaniach takich uczestniczą wyłącznie przedstawiciel handlowy Spółki oraz reprezentant (reprezentanci) kontrahenta.

Wydatki na posiłki z kontrahentem a reprezentacja.

Ustawodawca wskazał, iż dla uzyskania możliwości zaliczenia określonego wydatku do kosztów podatkowych nie wystarczy wykazanie związku poniesienia danego wydatku z przychodem podatnika. Konieczne jest także niewystępowanie danej kategorii wydatku w katalogu kosztów, które zostały przez ustawodawcę wskazane jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

W art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych znalazł się zapis, iż wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie mogą stanowić kosztów podatkowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera legalnej definicji pojęcia reprezentacji. Ze względu jednak na długi czas funkcjonowania tego pojęcia w rzeczywistości podatkowej doktryna, jak i praktyka podatkowa, wytyczyła kierunek jego interpretacji.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, dokonując interpretacji pojęcia reprezentacja (interpretacja indywidualna z dnia 27 sierpnia 2009 roku, sygn. IPPB5/4240-24/09-2/AM), powołał się na jego słownikowe znaczenie i wskazał, iż „przez reprezentację rozumie się okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.”

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 30 czerwca 2009 roku (sygn. akt III SA/Wa 249/09) zauważył słusznie, iż „reprezentacja definiowana jest jako okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną (...) reprezentacja jest kreowaniem pozytywnego wizerunku firmy. (...) Można też rozumieć to pojęcie funkcjonalnie, tzn. jako wszelkie działania podatnika, mające na celu jego odpowiednie reprezentowanie, rozumiane jako okazałość, wystawność w funkcjonowaniu podatnika, związaną z pozycją jaką podatnik zajmuje jako podmiot gospodarczy. Zgodnie z takim podejściem, przez reprezentację należy rozumieć działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych, związane z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z przyjmowaniem i utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów.”

W świetle zatem powyższych rozważań, nie będą mogły stanowić kosztu podatkowego wydatki m.in. na zakup posiłków, które charakteryzują się wystawnością okazałością i mają na celu pokazanie przepychu i luksusu.

Spółka pragnie wskazać, iż posiłki, które spożywane są przez kontrahentów podczas spotkań biznesowych, nie mają znamion wystawności czy okazałości. Są to dania zamawiane z menu restauracji. Nie są one przygotowywane na specjalne życzenie kontrahenta. Głównym celem spotkań jest omówienie spraw biznesowych - warunków zamówień określonego towaru, przedstawienie aktualnej oferty handlowej dostosowanej do indywidualnych potrzeb kontrahenta etc. Posiłek ma znaczenie drugorzędne. Zapraszając kontrahenta do restauracji, zamiarem Spółki nie jest pokazanie przepychu i zaprezentowanie wizerunku firmy w jak najlepszym świetle. Świadczy o tym także fakt, iż spotkania w restauracjach odbywają się nie z grupą klientów w celu promocji marki firmy, ale wyłącznie indywidualnie z poszczególnymi kontrahentami, aby uzgadniać szczegółowe, indywidualne warunki współpracy handlowej. Ponadto, brak reprezentacyjnego charakteru spotkań podkreśla również wybór rodzaju lokali gastronomicznych, w których odbywają się spotkania, czyli lokali o odpowiednim standardzie dla spotkań handlowych, ale nie lokali o bardzo wysokich cenach wynikających z silnej rynkowej pozycji danej restauracji.

Specyfika branży, w której działa Spółka, niejako zmusza Ją do tego, aby Ta swoją ofertę handlową przygotowywała indywidualnie dla potrzeb poszczególnych kontrahentów. Najskuteczniejszym, z punktu widzenia ekonomicznego, sposobem na zaprezentowanie takiej indywidualnej oferty oraz przeprowadzenie negocjacji biznesowych jest indywidualne spotkanie z klientem. Taki proces pozwala nie tylko na intensyfikację wolumenu sprzedaży produktów Spółki, ale także pozwala jak najlepiej sprostać oczekiwaniom indywidualnego klienta.

Ponadto, Spółka pragnie także wskazać, iż niedopuszczalna jest taka interpretacja art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, która nakazywałaby wyłączenie z kosztów wszelkich wydatków na gastronomię bez znaczenia czy mają one charakter reprezentacji, czy też są tej cechy pozbawione. Analiza niniejszej regulacji wyraźnie wskazuje, iż intencją ustawodawcy było wyłączenie z kosztów podatkowych wyłącznie tych wydatków na gastronomię, które charakteryzuje przepych, okazałość i wystawność.

W sytuacji zatem, gdy podatnik ponosi wydatki na gastronomię, która pozbawiona jest elementu luksusu i wystawności, może zaliczyć je do kosztów podatkowych.

Takie stanowisko zyskało akceptację Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, który w wyroku z dnia 12 czerwca 2008 roku (sygn. akt III SA/Wa 157/08) wskazał, iż „wymienienie jako przykładowych wydatków na usługi gastronomiczne, zakupu żywności i napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki te nigdy nie będą kosztami. Stwierdzić należy, że nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.”

Spółka pragnie podkreślić, iż nieuprawnionym byłoby twierdzenie, jakoby zwykła kolacja w typowej restauracji nosi znamiona przepychu i okazałości. Zapraszanie kontrahentów na spotkania biznesowe do restauracji jest niejako utartym zwyczajem w branży dystrybutorów sprzętu usprawniającego wewnątrzzakładową logistykę. Nie można takim spotkaniom przypisać znamion reprezentacji. Nie są one bowiem organizowane w celu prezentacji wizerunku firmy, promocji oferowanych produktów, czy zachwalaniu zalet Spółki jako sprzedawcy. Głównym celem, w jakim spotkania te są organizowane, jest indywidualne omówienie potrzeb konkretnego klienta i ustalenie zakresu zamówienia produktów Spółki i ewentualnie dalszych warunków współpracy. Fakt, iż takim spotkaniom towarzyszy wspólny posiłek, za który zapłaci Spółka, nie przesądza o reprezentacyjnym ich charakterze.

Podsumowanie.

Spółka pragnie podtrzymać wyrażone na wstępie niniejszego wniosku stanowisko, jakoby wydatki ponoszone przez Nią na posiłki z kontrahentami mogą być zaliczone w ciężar kosztów podatkowych. W pierwszej kolejności Spółka zaznacza, iż taki wydatek jest związany z osiąganymi przez Spółkę przychodami. To właśnie dzięki organizacji takich indywidualnych spotkań, na których omawiane są indywidualnie z każdym klientem (obecnym i potencjalnym) konkretne warunki współpracy handlowej, osiąga Ona wymierne korzyści ekonomiczne w postaci przychodów podatkowych.

Ponadto, co istotne, Spółka nie organizuje spotkań w restauracjach tylko i wyłącznie w celu spożycia wystawnego posiłku, który sprawi, iż kontrahent będzie pozytywnie postrzegał markę firmy. Posiłek spożywany podczas spotkań biznesowych jest zamawiany z menu danej restauracji i nie wyróżnia się niczym do posiłków, które mogą zamówić inni klienci. Tym samym, w opinii Spółki, nie można uznać za słuszne twierdzenia, iż każde zaproszenie kontrahenta do restauracji to wydatek reprezentacyjny. Taka praktyka nie jest w obecnych czasach niczym nadzwyczajnym.

Rację ma Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, wskazując w interpretacji indywidualnej z dnia 27 sierpnia 2009 roku (sygn. IPPB5/4240-24/09-2/AM), iż „zaproszenie kontrahenta na kawę, „zwykły” lunch czy obiad do restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Jest to powszechnie spotykana praktyka. Posiłek spożywany w restauracji nie jest „okazały” ani „wykwintny”, bo powodem organizacji spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością. Tym samym brak podstaw, aby uznać, iż ponoszone przez Spółkę wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami spełniały przesłanki wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wyłączające je z kosztów uzyskania przychodów.”

W świetle przytoczonych argumentów Spółka wnosi o uznanie Jej stanowiska za prawidłowe.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Przepis ten oznacza, że podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich kosztów, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Z zastrzeżenia art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, że są wydatki, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą. Katalog takich wydatków zawarty został w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Przepis ten, w pkt 28, stanowi, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wobec braku legalnej definicji pojęcia reprezentacja, za celowe należy uznać odwołanie się do jej wykładni językowej.

Reprezentacja oznacza „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną” (Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007).

Przenosząc powyższą definicję na grunt działalności gospodarczej, należy przyjąć, że reprezentacja to działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie właściwego wizerunku firmy poprzez np. sposób podejmowania kontrahentów, poczęstunek czy wręczanie upominków.

Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji „obraz przedsiębiorcy” przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług. Świadome kształtowanie więc właściwego wizerunku przez podatników ma na celu stworzenie takiego wyobrażenia o przedsiębiorcy, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów czy usług.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że ze względu na specyfikę działalności Spółki zatrudnieni w Niej przedstawiciele handlowi odbywają liczne spotkania biznesowe z obecnymi i potencjalnymi kontrahentami. Spotkania te mają miejsce poza siedzibą Spółki - najczęściej w restauracjach. Wówczas, podczas lunchu, obiadu bądź kolacji, przedstawiana jest indywidualna oferta handlowa Spółki oraz negocjowane są warunki zakupu lub wynajmu sprzętu. Koszty spożycia posiłku podczas takiego spotkania w całości obciążają Wnioskodawcę. Spółka podkreśla, iż posiłki spożywane przez kontrahentów podczas spotkań nie mają charakteru wystawności i okazałości, zamawiane są z menu restauracji i nie są przygotowywane na „specjalne, indywidualne życzenie” kontrahenta. Ponadto, reprezentanci handlowi Spółki, dokonując wyboru lokali gastronomicznych, kierują się koniecznością rozsądnego zarządzania poziomem kosztów spotkań z klientami i nie wybierają lokali z tzw. „górnej półki”.

W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia reprezentacji oraz z analizy przytoczonego art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki na posiłki (lunch, obiad czy kolację) w trakcie spotkań biznesowych z kontrahentami w restauracjach, wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy. Noszą one zatem znamiona reprezentacji i tym samym, nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

W tym miejscu wskazać należy, iż powoływanie się przez Spółkę na okoliczność, że tego typu spotkaniom nie można przypisać znamion reprezentacji, a jest to niejako utarty zwyczaj w branży dystrybutorów sprzętu usprawniającego wewnątrzzakładową logistykę, nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji.

W odniesieniu do powołanych przez Wnioskodawcę pism urzędowych oraz wyroków stwierdzić należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.