PD-III/423-38/2/1/06

Pytanie podatnika:

Czy do ewidencji przebiegu pojazdu powinien pracownik przedłożyć faktury dokumentujące poniesione wydatki na zakup oleju napędowego, wymianę części zamiennych i inne związane z eksploatacją samochodu, aby stały się one kosztem uzyskania przychodów Stowarzyszenia?

Stowarzyszenie zatrudnia pracownika na umowę o pracę. Pracownik korzysta z własnego samochodu osobowego do celów służbowych, rozliczając się ewidencją przebiegu pojazdu, do wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Przedmiotem wniosku jest wątpliwość, czy do ewidencji przebiegu pojazdu powinien pracownik przedłożyć faktury dokumentujące poniesione wydatki na zakup oleju napędowego, wymianę części zamiennych i inne związane z eksploatacją samochodu, aby stały się one kosztem uzyskania przychodów Stowarzyszenia.

Zdaniem Podatnika, nie ma konieczności przedkładania faktur dokumentujących poniesione wydatki związane z eksploatacją samochodu przez pracownika do celów służbowych do rozliczenia ewidencji przebiegu pojazdu, bowiem nie wynika to z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku stan faktyczny, organ podatkowy stwierdza co następuje.

Art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 tej ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b) w jazdach lokalnych w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Stosownie do art. 16 ust. 5 ww. ustawy, przebieg pojazdu, o którym mowa m. in. w ust. 1 pkt 30, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Z treści wniosku Stowarzyszenia wynika, że w przedstawionej w nim sytuacji Stowarzyszenie, dla celów zwrotu pracownikowi wydatków z tytułu używania prywatnego samochodu, nie stosuje miesięcznego ryczałtu pieniężnego, lecz dokonuje zwrotu według tzw. ?kilometrówki?. W świetle zatem powyższych uregulowań prawnych, wydatki poniesione na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego prywatnego samochodu w celach służbowych, są dla Stowarzyszenia kosztem uzyskania przychodów, jednakże tylko do wysokości limitu stanowiącego iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Stawka ta nie może być wyższa niż określona w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.). Jeżeli Stowarzyszenie wypłaci pracownikowi kwotę wyższą niż wymieniony limit, wówczas nadwyżka ponad ten limit nie stanowi dla Stowarzyszenia kosztu uzyskania przychodów.

Z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie wynika - jak słusznie zauważa Podatnik - obowiązek dokumentowania przez pracownika fakturami VAT lub rachunkami ponoszonych wydatków związanych z eksploatacją samochodu. Stąd też, dla możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy ponoszonych przez niego wydatków na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego prywatnego samochodu do celów służbowych (do wysokości ww. limitu), nie jest wymagane przedkładanie przez pracownika faktur lub rachunków dokumentujących poniesione przez niego wydatki na eksploatację tego samochodu. Warunkiem koniecznym jest natomiast prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu, zawierającej dane określone w cyt. wyżej 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W razie bowiem braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów podatnika (pracodawcy).

Dodatkowo należy mieć na uwadze, aby kwota dokonanego pracownikowi zwrotu wydatków z omawianego tytułu mogła stanowić dla Stowarzyszenia koszt uzyskania przychodów, cel wyjazdu pracownika, uwidoczniony w prowadzonej przez niego ewidencji przebiegu pojazdu, musi być zgodnie z zasadą wynikającą z cyt. wyżej art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych związany z działalnością Stowarzyszenia i mieć odzwierciedlenie w Jego dokumentach.