IPPB5/423-744/11-2/RS

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 22.07.2011 r. (data wpływu 01.08.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku ze zwrotem pracownikowi odbywającemu podróż służbową kosztów wyżywienia na podstawie przedłożonych faktur – jest prawidłowe.
UZASADNIENIE
W dniu 01.08.2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku ze zwrotem pracownikowi odbywającemu podróż służbową kosztów wyżywienia na podstawie przedłożonych faktur.
W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:
Wnioskodawca zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę. Zatrudnieni pracownicy są delegowani przez pracodawcę w podróż służbową związaną z wykonywaniem przez nich pracy na rzecz pracodawcy. Podróż służbowa odbywa się na terenie kraju poza miejscem pracy pracownika. Pracownik po odbyciu podróży służbowej w rozliczeniu delegacji przedstawia min. fakturę za konsumpcję. W związku z tym, iż pracodawca nie zapewnił delegowanemu pracownikowi całodziennego wyżywienia, Spółka zwraca pracownikowi koszty wyżywienia (na podstawie przedstawionej faktury) oraz wypłaca dietę w wysokości przysługującego limitu diet. Wysokość wypłaconej diety do kwoty przysługującego limitu Spółka zalicza do kosztów uzyskania przychodów natomiast poniesiony wydatek, na podstawie przedstawionej faktury, tytułem zwrotu kosztu wyżywienia delegowanego pracownika, Spółka kwalifikuje jako koszty nie stanowiące uzyskania przychodu dla Spółki. Jak również pracodawca, kwotę wynikającą z faktury za konsumpcję nie zalicza do przychodu pracownika, tym samym nie odprowadza podatku dochodowego od osob fizycznych oraz składek ZUS.
W związku z powyższym zadano następujące pytania:
Czy Spółka powinna wysokość zwróconych kosztów wyżywienia wynikających z przedstawionej faktury zakwalifikować do przychodu delegowanego pracownika...
Czy wysokość zwróconych kosztów wyżywienia delegowanemu pracownikowi stanowi koszt podatkowy Spółki...
Odpowiedź na pytanie oznaczone w przedmiotowym wniosku nr 2 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych stanowi przedmiot niniejszej interpretacji. Przedmiotowy wniosek w zakresie pytania oznaczonego nr 1 tj. podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie rozpatrzony odrębną interpretacją.
Zdaniem Wnioskodawcy:
W związku z faktem, iż pracodawca nie zapewnił pracownikowi podczas podróży służbowej całodziennego wyżywienia zobowiązany jest do zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie przedstawionych faktur. Całodzienne wyżywienie rozumiane jest jako co najmniej trzy posiłki dziennie. Zgodnie z zapisem rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Zdaniem Spółki oraz z wydanymi interpretacjami organów podatkowych, jeśli pracodawca dokona takiego zwrotu, wydatki te może zaliczyć do kosztów podatkowych. Podróż służbowa pracownika związana jest z osiągnięciem przychodów przez pracodawcę, bowiem podejmowana jest w celu realizacji zadań służbowych, a tym z kolei można przypisać zamiar, podjęcia ich w celu uzyskania przychodu. Wobec powyższego wydatki ponoszone w związku z podróżą służbową pracowników (wyżywienie) służą funkcjonowaniu Spółki, a tym samym stanowią koszty uzyskania przychodów (pismo Naczelnika Pierwszego Śląskiego Urzędu Skarbowego w Sosnowcu PSUS/PBOI/423/33/P2/05/AG). Zdaniem Spółki przepisy nie uzależniają wysokości diety od liczby posiłków zapewnionych pracownikowi w delegacji. Oznacza to, że pracownikowi dieta będzie przysługiwała w każdym przypadku, w którym pracodawca nie zapewni mu całodziennego wyżywienia. Spółka wypłacone pracownikowi kwoty nie dolicza do jego przychodów i nie odprowadza składek ZUS.
Całodzienne wyżywienie jest świadczeniem związanym z podróżą służbową, a zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość takiego świadczenia korzysta ze zwolnienia z opodatkowania (pismo Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Białej Podlaskiej, PBB3-415/12/2004).
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych uznaje się za prawidłowe.
Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.). Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Na podstawie powyższego przepisu możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który - racjonalnie oceniając - mógłby przyczynić się do powstania przychodu czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi. Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.
Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
został właściwie udokumentowany,
nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. W szczególności zaś wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.
W tym miejscu należy wskazać, iż kosztami podatkowymi są między innymi tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w art. 15 ust. 1 updop. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Obejmują one również wydatki w postaci wypłaconych diet oraz zwrotów kosztów podróży służbowych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.
Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia podróży służbowej, należy odnieść się do definicji zawartej w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).
Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Stosownie do § 3 tego artykułu, warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
W myśl § 4 ww. artykułu postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej. Zgodnie z § 5 cytowanego artykułu w przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2.
Podróży służbowej dotyczy również:
rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),
rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 ze zm.) – art. 775 § 2 Kodeksu pracy.
Zgodnie natomiast z § 4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podróży krajowych dieta nie przysługuje jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Analogiczne regulacje przewiduje rozporządzenie w sprawie podróży zagranicznych zgodnie z którym pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje (§ 5 ust. 3 tego rozporządzenia). W tym miejscu należy jednakże podkreślić, że pojęcie „podróż służbowa pracownika” należy do zakresu prawa pracy, w związku z czym rozstrzygnięcie kwestii dotyczących obowiązku czy zasadności wypłacenia diet i innych należności za czas podróży nie leży w kompetencji organów podatkowych.
Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Spółka zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę. Zatrudnieni pracownicy są delegowani przez pracodawcę w podróż służbową związaną z wykonywaniem przez nich pracy na rzecz pracodawcy. Podróż służbowa odbywa się na terenie kraju poza miejscem pracy pracownika. Pracownik po odbyciu podróży służbowej w rozliczeniu delegacji przedstawia min. fakturę za konsumpcję. W związku z tym, iż pracodawca nie zapewnił delegowanemu pracownikowi całodziennego wyżywienia, Spółka zwraca pracownikowi koszty wyżywienia (na podstawie przedstawionej faktury) oraz wypłaca dietę w wysokości przysługującego limitu diet.
Wątpliwości Spółki budzi możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów kosztów wyżywienia zwracanych oddelegowanemu pracownikowi a wynikających z przedłożonych faktur. W tym miejscu należy podkreślić, iż w odniesieniu do wydatków związanych z wyjazdami służbowymi pracowników w katalogu przepisu art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Jeśli pracownik odbywa podróż służbową, która jest związana z osiągnięciem przychodu Spółki, to dokonany pracownikowi zwrot kosztów całodziennego wyżywienia na podstawie przedłożonych faktur, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z powołanym art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Reasumując, mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż wydatki poniesione przez Spółkę w związku ze zwrotem kosztów wyżywienia pracownikowi odbywającemu podróż służbową na podstawie przedłożonych faktur, stanowią koszt uzyskania przychodów dla pracodawcy.
Tym samym stanowisko Spółki należy uznać za prawidłowe.
Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.
Końcowo podkreślić należy, że powołane przez Wnioskodawcę interpretacje indywidualne wydane zostały w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla tut. Organu podatkowego.
Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).
Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ul.1-ego Maja 10, 09-402 Płock.