ITPB3/423-729/09/MK

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 12 listopada 2009 r. (data wpływu 18 listopada 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kwalifikacji do kosztów podatkowych kwot zwracanych pracownikom za przejazdy środkami komunikacji publicznej - jest prawidłowe.

Uzasadnienie

W dniu 18 listopada 2009 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kwalifikacji do kosztów podatkowych kwot zwracanych pracownikom za przejazdy środkami komunikacji publicznej.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący opis zdarzenia przyszłego.

Spółka z o.o., podatnik podatku od towarów i usług, która prowadzi księgi handlowe, wskazała, że w Jednostce obowiązuje układ zbiorowy pracy, o którym mowa w art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Należności z tytułu krajowych podróży służbowych Jednostka wypłaca pracownikom zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r., nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Rozliczenie należności następuje na podstawie wypełnionego i sprawdzonego merytorycznie, rachunkowo i formalnie formularza "polecenie wyjazdu służbowego" wraz z dołączonymi do niego rachunkami, fakturami i biletami.

Od 1 stycznia 2007 r., tj. po dodaniu § 8a ust. 3, który mówi, że "do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki... "pojawił się problem zwrotu pracownikom kosztów dojazdu komunikacją publiczną PKS lub PKP w sytuacji, gdy nie posiadają oni biletów potwierdzających przejazd i nie dołączą ich do formularza "polecenie wyjazdu służbowego".

Spółka planuje w związku z tym wprowadzić własne zasady wypłaty należności za czas podróży służbowych na obszarze kraju i umieścić je w obowiązującym w spółce układzie zbiorowym. Własne uregulowania, korzystniejsze dla pracowników od tych zawartych w rozporządzeniu, zwalniałby ich z obligatoryjnego dokumentowania wydatków dotyczących kosztów przejazdu biletami PKP i PKS. Za przejazd środkami komunikacji publicznej Jednostka zwracałaby pracownikom faktycznie poniesione koszty przejazdu wynikające z rachunków (biletów), a w przypadku ich braku według aktualnie stosowanych cen przez PKS lub PKP.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Czy na podstawie dokonanego zapisu w układzie zbiorowym pracy, Spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, kwoty wypłacane pracownikom za przejazd środkami komunikacji publicznej w podróży służbowej na obszarze kraju w wysokości aktualnie stosowanych cen biletów PKP lub PKS, w przypadku ich braku...

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że wydatki związane z wykonaniem obowiązków na mocy "polecenia wyjazdu służbowego" spełniają warunki do uznania tego wydatku jako kosztu poniesionego w celu osiągnięcia przychodu. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Jeżeli osoba upoważniona w spółce potwierdza fakt odbycia przez pracownika podróży służbowej, to zwrot kosztów tej podróży można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Uregulowanie warunków wypłacania należności za czas podróży służbowej w układzie zbiorowym, o którym mowa w Kodeksie pracy w sposób odmienny od zawartego w rozporządzeniu, czyli na podstawie formularza "Polecenie wyjazdu służbowego" rozliczanego przez delegowanego pracownika i zatwierdzonego do wypłaty wg aktualnie obowiązujących cen stosowanych przez PKS lub PKP, bez obowiązku załączania biletów są wystarczające do uznania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Fakt odbycia przez pracownika podróży służbowej można udowodnić innymi dowodami (poza biletami), np. takimi jak faktura za nocleg, wydane świadectwo ukończenia szkolenia, kursu czy podpisane protokoły odbioru prac, itp.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Wiąże się to z koniecznością każdorazowej indywidualnej oceny prawnej poniesionego przez podatnika wydatku. Wyjątkiem będzie jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu. Kosztem uzyskania przychodów będą zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia.

W ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawarto przepisów dotyczących udokumentowania wydatków. Pośrednio kwestię tą reguluje art. 9 ust. 1 tej ustawy, który zobowiązuje podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Ustawodawca nie narzuca zatem żadnych technicznych rozwiązań, co do sposobu dokumentowania transakcji w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, podkreśla natomiast, że prowadzona ewidencja rachunkowa ma zapewnić określenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania oraz wysokości należnego podatku za dany rok podatkowy.

Obowiązek wypłaty przez pracodawcę należności przysługujących pracownikowi wykonującemu na jego polecenie zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową wynika z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).

Zgodnie z § 3 tego artykułu, warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Postanowienia tych dokumentów nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona odpowiednio w:

1. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990, ze zm.),

2. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991, ze zm.) – art. 775 § 4 Kodeksu pracy.

W odniesieniu do wydatków związanych z wyjazdami służbowymi pracowników należy podkreślić, iż w katalogu przepisu art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie został zawarty zakaz, ani jakiegokolwiek ograniczenie, co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów. W konsekwencji, niezależnie od tego, czy wypłacane pracownikom środki pieniężne będą elementem wynagrodzenia, czy też na podstawie odrębnych przepisów, zgodnie z przepisami prawa pracy – dietą lub inną należnością, mogą stanowić u pracodawcy koszt uzyskania przychodów, jeśli spełniają dyspozycję art. 15 ust. 1.

Nie uważa się jednakże za koszty uzyskania przychodów – na mocy art. 16 ust. 1 pkt 57 omawianej ustawy podatkowej – niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, ze zm.), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4g. Do kosztów podatkowych nie można również zaliczyć nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek, z zastrzeżeniem pkt 40, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek (art. 16 ust. 1 pkt 57a ustawy).

Konieczne jest także podkreślenie, że pojęcie „podróż służbowa pracownika” należy do zakresu prawa pracy – art. 775 § 1 Kodeksu pracy, co w konsekwencji skutkuje faktem, iż ocenie przez tutejszy organ nie podlegała kwestia dotycząca obowiązku czy zasadności zwracania pracownikom kosztów przejazdów i innych należności za czas podróży służbowych.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy, ul. Jana Kazimierza 5, 85-035 Bydgoszcz, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.