PO 2/6-8010-01466/93

W związku z licznymi wątpliwościami dotyczącymi sposobu rozliczania wydatków z tytułu używania samochodu osobowego nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych dla potrzeb prowadzenia przez podatnika działalności gospodarczej, Ministerstwo Finansów uprzejmie wyjaśnia:

Zgodnie z § 12 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 15.12.1992 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 99, poz. 496 ze zm.) za dowód księgowy uważa się również ewidencję przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 23 ust. 1, pkt 46 ustawy z 26.7.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. Nr 80, poz. 350 ze zm.), w wypadku poniesienia kosztów z tytułu używania własnego samochodu osobowego dla celów związanych z działalnością gospodarczą. Z przepisu tego wynika jasno, iż zasada w nim wyrażona znajduje zastosowanie wyłącznie do takich stanów faktycznych, w których używany samochód stanowi własność podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą.

W związku z powyższym ewidencja przebiegu pojazdu może zastąpić dowody księgowe wymienione w § 11 ust. 3 powołanego rozporządzenia, a suma iloczynu przebiegu pojazdu i stawki za jeden kilometr wynikająca z ewidencji jest kosztem uzyskania przychodów. Oznacza to, że bezpośrednio na podstawie tej ewidencji podatnik raz w miesiącu może w kolumnie 17 księgi dokonać wpisu kosztów z tego tytułu, bez potrzeby dokumentowania rachunkami i wpisywania do księgi wydatków faktycznie poniesionych.

Jednakże w sytuacji, gdy samochód używany jest na podstawie innego tytułu prawnego niż prawo własności (np. leasing, najem, dzierżawa, użyczenie itp.) wówczas zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 powołanej ustawy wysokość kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej ustala się na podstawie dowodów księgowych, tj. faktur, rachunków uproszczonych, dowodów wypłat, itp.

Ewidencja przebiegu pojazdu ma w tym wypadku charakter jedynie pomocniczy, pozwalający na precyzyjne określenie limitu wydatków związanych z używaniem samochodu, które mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

Jeżeli zatem kwota wydatków udokumentowanych fakturami, rachunkami uproszczonymi oraz fakturami i rachunkami korygującymi będzie wyższa od kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu, to różnica powinna zostać wystornowana w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, a więc w żadnym wypadku nie może być traktowana jako koszty uzyskania przychodów.