ILPP2/443-355/10/12-S/MN

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów – uwzględniając wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 10 listopada 2010 r. sygn. akt I SA/Wr 977/10 oraz wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 16 grudnia 2011 r., sygn. akt I FSK 376/11 – stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 5 marca 2010 r. (data wpływu 8 marca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

Uzasadnienie

Wniosek Spółki Akcyjnej z dnia 5 marca 2010 r. o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczy wystawiania i przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest podmiotem będącym leasingodawcą w leasingu operacyjnym i finansowym. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, dokonuje czynności opodatkowanych, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Spółka dokumentuje świadczenie powyższych czynności wystawiając faktury, o których mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT (podkreślenia wymaga przy tym fakt, iż nie są to faktury elektroniczne, przewidziane w art. 106 ust. 8 tej ustawy). Powyższe faktury, tj. zarówno oryginały, jak i kopie wystawiane są przy pomocy informatycznego systemu księgowego, który pozwala na drukowanie ich papierowych wersji. Z chwilą utworzenia faktury w systemie finansowo-księgowym, jest ona rejestrowana w księgach rachunkowych i podatkowych (w tym w rejestrze VAT). Faktury opatrzone wyrazem „ORYGINAŁ” są natychmiastowo drukowane, a następnie wysyłane do klientów za pomocą poczty (lub firmy kurierskiej).

Jeżeli zaś chodzi o kopie faktur (które w chwili obecnej są drukowane), system informatyczny Zainteresowanego pozwala na generowanie ich w elektronicznej wersji, a następnie na zapis na dysku w nieedytowalnym formacie PDF, w sposób trwały, bezpieczny i czytelny. Kopie przechowywane w takim formacie zarówno przed, jak i po ich ewentualnym wydrukowaniu zawierają wszystkie elementy przewidziane w rozporządzeniu o wystawianiu faktur (w tym oznaczenie „KOPIA”). W każdej chwili, np. w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, zapewniony jest dostęp do elektronicznej wersji kopii faktur w formacie PDF, jak również istnieje możliwość ich natychmiastowego wydrukowania.

Spółka podkreśla, iż każdego miesiąca wystawia znaczną liczbę faktur, a obowiązek przechowywania ich kopii w formie papierowej jest uciążliwy, kosztowny i mało bezpieczny.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Czy w sytuacji, gdy oryginał faktury sporządzany jest w formie papierowej, jej kopię można uznać za prawidłowo wystawioną w przypadku, gdy Spółka zgromadzi informacje niezbędne do jej sporządzenia w swym systemie finansowo-księgowym i sporządzi ją oraz utrwali w formie pliku elektronicznego PDF i dokona zaksięgowania faktury w księgach rachunkowych oraz podatkowych (w tym w rejestrze VAT)...

Czy możliwym jest przechowywanie przez Spółkę kopii faktur, o których mowa w pytaniu 1 w formie elektronicznej, w formacie PDF bez ich drukowania...

Zdaniem Wnioskodawcy:

W sytuacji, gdy oryginał faktury sporządzany jest w formie papierowej, jej kopię można uznać za prawidłowo wystawioną w przypadku, gdy Spółka zgromadzi informacje niezbędne do jej sporządzenia w swym systemie finansowo-księgowym i sporządzi ją oraz utrwali w formie pliku elektronicznego PDF i dokona zaksięgowania faktury w księgach rachunkowych oraz podatkowych (w tym w rejestrze VAT).

Możliwym jest przechowywanie przez Spółkę kopii faktur, o których mowa w pytaniu 1 w formie elektronicznej, w formacie PDF bez ich drukowania.

Uzasadnienie pytania nr 1

Pojęcie wystawienia faktury na gruncie VAT

Spółka wskazała, iż zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, „podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży”. Co więcej, na gruncie § 19 ust. 1 rozporządzenia o wystawianiu faktur, „faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca”. Przepisy te nie definiują pojęcia wystawienia faktury VAT, tym bardziej nie wskazują one, iż wystawienie faktury oznacza sporządzenie jej na ściśle określonym nośniku (np. na papierowym). Z oczywistych względów, aby dopełnić obowiązku dostarczenia faktury nabywcy towaru/usługi, podatnik zobowiązany jest umieścić treść faktury na nośniku papierowym (ewentualnie, w przypadku korzystania z możliwości wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, przesłanie faktury może nastąpić za pośrednictwem łącza elektronicznego).

Niemniej jednak, w ocenie Wnioskodawcy, wystawienie faktury następuje już w momencie, w którym jako plik elektroniczny zostaje ona utworzona w jej systemie finansowo-księgowym, umieszczona w rejestrach prowadzonych dla celów księgowych i podatkowych (w tym w rejestrze VAT), a następnie utrwalona w formacie PDF i zapisana w pamięci komputera. Wydruk oryginału faktury ma jedynie charakter techniczny, wtórny w stosunku do samego utworzenia jej w systemie finansowym. To na tym bowiem etapie następuje określenie wszystkich najistotniejszych elementów, jakie kształtują prawno podatkowy stan faktyczny dokumentowanej transakcji, takich jak: (i) określenie przedmiotu transakcji, (ii) ustalenie ilości i ceny sprzedawanego towaru, (iii) określenie stawki i kalkulacja kwoty VAT należnego, (iv) określenie daty wystawienia faktury. Elementy te, po utworzeniu faktury w formacie zapisu na dysku twardym Spółki są automatycznie umieszczane w odpowiednim rejestrze VAT. Niezależnie od tego, plik jest drukowany i jako oryginał faktury VAT, wysyłany jest do nabywcy towarów.

W ocenie Zainteresowanego, można więc uznać, iż wystawienie faktury następuje w momencie utworzenia jej w systemie finansowo-księgowym jako pliku elektronicznego oraz odpowiedniego jej zaksięgowania w tym systemie (w tym w rejestrze VAT). Następująca po utworzeniu pliku czynność druku na formacie papierowym i wysyłki oryginału faktury do nabywcy jest już czynnością techniczną, która jednak nie ma tak doniosłego charakteru jak określenie w systemie finansowo-księgowym wszystkich istotnych elementów i zaksięgowanie tych kwot (w tym VAT) jako należnych. Wnioskodawca podkreśla, iż analiza orzecznictwa sądowo administracyjnego wskazuje na doniosłość faktu utworzenia faktury w systemie finansowo-księgowym i równoczesnego jej zaksięgowania.

Przykładowo, w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 28 lutego 2008 r. (sygn. III SA/Wa 1940/07), Sąd potwierdził stanowisko organu podatkowego, iż „faktury te (chodziło o faktury wewnętrzne – przyp. Spółki) zostały wprowadzone do obrotu prawnego, ponieważ Skarżąca na podstawie błędnie wystawionych faktur wewnętrznych sporządziła ewidencje prowadzone dla potrzeb podatku VAT, na podstawie których sporządziła deklaracje VAT-7, a tym samym traktowała te wewnętrzne faktury jako dokumenty istniejące w obrocie prawnym i wywołujące skutki w zakresie prawa podatkowego, oraz stanowiące legalną podstawę do ujęcia wynikających z nich należności”. W wyroku tym Sąd wyraził stanowisko, iż faktury wewnętrzne, które co do zasady nie podlegają obowiązkowi dostarczenia do nabywcy wywołują skutki prawne (tj. zostały wprowadzone do obrotu prawnego), ponieważ zostały one wprowadzone do ewidencji VAT. W opisywanym wyroku, Sąd nie uzależnił możliwości wywoływania skutków prawnych przez fakturę od jej wydrukowania na nośniku papierowym.

Zdaniem Wnioskodawcy, powyższe wnioski można również odnieść do kopii faktur, które – zgodnie z przepisami rozporządzenia o wystawianiu faktur są (podobnie jak faktury wewnętrzne) zatrzymywane przez sprzedawcę. Należałoby stwierdzić, iż faktura (zarówno oryginał jak i kopia) zostały wystawione już na skutek samego utworzenia ich w systemie finansowo-księgowym Spółki i wprowadzenia ich do odpowiednich rejestrów księgowych i VAT. Dotyczy to jednak w szczególności kopii faktur. W ocenie Zainteresowanego, fakt nie wydrukowania kopii faktur w formacie papierowym (przy jednoczesnym utworzeniu ich w formacie PDF) nie powinien być równoznaczny z ich nie wystawieniem, niezależnie od faktu, iż oryginał został na takim nośniku umieszczony. W ocenie Spółki, możliwa jest sytuacja, w której oryginał faktury naniesiony jest na nośnik papierowy, natomiast kopia wystawiona jest w jej systemie finansowo-księgowym jako zapis elektroniczny, który w każdej chwili (np. w przypadku kontroli podatkowej) może zostać przeniesiony na nośnik papierowy. Tym samym, w przypadku sporządzenia oryginału faktury na nośniku papierowym, a kopii w formacie elektronicznym – spełniony będzie obowiązek przedstawiony w § 19 ust. 1 rozporządzenia o wystawianiu faktur, zgodnie z którym faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach. W tej sytuacji oryginał będzie miał formę papierową, a kopia elektroniczną. Powyższe uzasadnia również przedstawiona poniżej argumentacja dotycząca możliwości przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.

Uzasadnienie pytania nr 2

1. Brak przepisów nakazujących przechowywanie kopii faktur w formie papierowej

Zasady wystawiania oraz przechowywania faktur zostały w sposób szczegółowy określone w rozporządzeniu o wystawianiu faktur. Zgodnie z § 21 ust. 1 tego rozporządzenia, „podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Ponadto, jak stanowi ust. 2 powyższej regulacji, dokumenty te „przechowuje się w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie”.

Spółka wskazuje, iż powyższe regulacje wprawdzie odnoszą się do określonych aspektów przechowywania kopii faktur (tj. terminu i sposobu ich przechowywania), nie precyzują jednak kwestii, w jakiej formie podatnik może kopie te przechowywać. Przepis § 21 ust. 2 rozporządzenia o wystawianiu faktur wskazuje jednak na obowiązek przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci. W ocenie Spółki, przyjmując, iż kopia faktury sporządzona będzie w formie pliku elektronicznego, przechowywanie jej w takiej formie na dysku będzie czynić zadość wymogowi przechowywania faktury w oryginalnej postaci.

Jednocześnie, zdaniem Wnioskodawcy uznać należy, iż przepisy rozporządzenia o wystawianiu faktur nie zabraniają przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej, tj. w sposób, w jaki umożliwia to informatyczny system księgowy Spółki. W konsekwencji, o ile powyższy sposób zapewni spełnienie przesłanek określonych w rozporządzeniu o wystawianiu faktur (odnośnie treści kopii faktur, terminu i sposobu ich przechowywania etc.), w opinii Zainteresowanego, przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne.

Jednocześnie, w opinii Spółki, przechowywanie kopii faktur w formacie elektronicznym nie jest uzależnione od spełnienia warunków przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (dalej: rozporządzenie o fakturach elektronicznych). W opinii Wnioskodawcy, wymogi wymienione w § 4 rozporządzenia o fakturach elektronicznych (tj. konieczność zabezpieczania autentyczności pochodzenia i integralności faktur poprzez zastosowanie podpisu elektronicznego lub systemu EDI) dotyczą sytuacji, w których faktury są jednocześnie: wystawiane, przesyłane i przechowywane (przez nabywcę) w formie elektronicznej. Stosowanie tych zabezpieczeń jest uzasadnione w sytuacji, gdy:

faktura po jej wystawieniu w systemie księgowym jest następnie wysyłana do klienta łączami elektronicznymi (w trakcie tego przesyłu może nastąpić zakłócenie/uszkodzenie formy i treści faktury),

oryginał faktury ma być przechowywany przez klienta w formie elektronicznej i podatnik ma korzystać z prawa do odliczenia VAT naliczonego na podstawie takiego elektronicznego dokumentu.

W sytuacji Spółki, która zamierza jedynie przechowywać kopię faktury w formie elektronicznej, zabezpieczenia wymienione w § 4 rozporządzenia o wystawianiu faktur nie są potrzebne, jako że:

oryginał każdej faktury będzie sporządzony w formie papierowej, a więc autentyczność elektronicznej kopii będzie można każdorazowo sprawdzić poprzez kontrolę oryginału,

faktury nie będą wysyłane do klientów w formie elektronicznej, a więc nie ma potrzeby wykorzystywania systemu EDI (tj. europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych), ani też potwierdzania autentyczności faktury podpisem elektronicznym (stosowanie tego podpisu jest uzasadnione w celu udowodnienia autentyczności faktury w przypadku jej przesyłu do klienta drogą elektroniczną).

2. Wydrukowanie kopii faktury jako czynność stricte techniczna

Spółka podkreśla, iż proponowane przez nią rozwiązanie, polegające na przechowywaniu kopii faktur w formie elektronicznej, nie oznacza bynajmniej, iż zaniedbałaby ona obowiązek ich wystawiania (por. wyjaśnienia dotyczące pytania 1). Należy bowiem rozróżnić pomiędzy wystawieniem kopii faktury (co zdaniem Zainteresowanego ma miejsce z chwilą jej wygenerowania w informatycznym systemie księgowym), a jej ewentualnym, późniejszym drukowaniem (co jest jedynie czynnością stricte techniczną i może nastąpić kilkakrotnie).

Powyższy wniosek dodatkowo podkreśla oczywiste rozróżnienie pomiędzy oryginałami i kopiami faktur. Pierwsze wprowadzane są do obrotu prawnego, podczas gdy te drugie mają jedynie walor dowodowy-wewnętrzny.

Zaprezentowany przez Spółkę sposób przechowywania kopii faktur jest ponadto o tyle uzasadniony, iż przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej okazuje się w praktyce rozwiązaniem bardziej efektywnym. W pierwszej kolejności wskazać należy, iż zabezpieczenia informatyczne pozwalają na zachowanie ich integralności, tj. wykluczają możliwość ingerencji w treść przechowywanych kopii faktur.

Ponadto, przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej jest rozwiązaniem bardziej bezpiecznym, gdyż znacznie ogranicza ryzyko związane z ich nieodwracalnym, fizycznym zniszczeniem (spaleniem, zalaniem, wyblaknięciem etc.) czy zagubieniem. Zabezpieczenia informatyczne, kopiowanie elektronicznych nośników danych dysków oraz możliwość ich ponownego pozyskiwania w przypadku ewentualnych awarii przemawiają w tym względzie na korzyść elektronicznej formy przechowywania kopii faktur.

Podkreślenia wymaga również fakt, iż bezwzględny obowiązek przechowania kopii faktur w formie papierowej prowadziłby do istotnych utrudnień dla podatników, którzy muszą pozyskiwać dodatkowe miejsca/pomieszczenia na ich przechowywanie, co z kolei wiąże się z dodatkowymi kosztami oraz nakładem pracy.

3. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego

Spółka podkreśla, iż zaprezentowane przez nią powyżej stanowisko znajduje potwierdzenie we wspomnianym wyroku NSA z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. I FSK 1169/08.

W wyroku tym, wydanym w niemal identycznym stanie faktycznym, NSA stwierdza m.in., iż: „w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania”. Co więcej, jak zauważa NSA, „nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia «mieszanego» systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne”.

Ponadto, jak stwierdza NSA w niniejszym wyroku, wykładnia przepisów, zgodnie z którą możliwe jest przechowywanie faktur w trwałym, czytelnym i nieedytowalnym formacie elektronicznym, zapewnia wypełnienie obowiązków dokumentacyjnych wynikających z art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE Rady w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej: Dyrektywa VAT). Wnioskodawca wskazuje, iż zgodnie z tym przepisem, „przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność”.

Odnosząc się do tej kwestii, we wspomnianym wyroku NSA stwierdził, iż „w zadanym pytaniu strona skarżąca gwarantuje wymagane w art. 246 dyrektywy cechy kopii faktur oraz zobowiązuje się drukować je na każde żądanie uprawnionego organu, przy jednoczesnym zachowaniu wymogu oznaczania kopii faktury wyrazem KOPIA. Zatem z punktu widzenia funkcji jakie ma spełniać przechowywanie kopii faktur nie ma przeciwwskazań do proponowanej przez stronę skarżącą wykładni omawianych przepisów”. W analizowanej sytuacji, sposób wystawiania i przechowywania kopii faktur – podobnie jak w cytowanym wyroku NSA – również pozwala na wypełnienie warunków, o których mowa w art. 246 Dyrektywy VAT, bowiem przechowywane przez nią kopie faktur w formacie PDF zapewnią autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Co więcej, Spółka deklaruje gotowość drukowania kopii faktur na każde żądanie kontrolujących. Tym samym, wnioski zaprezentowane w wyroku NSA z dnia 3 listopada 2009 r. winny w jej ocenie znaleźć również w omawianym przypadku.

Powyższy wyrok zapadł wprawdzie na gruncie nieobowiązującego już rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r., ze względu jednak na identyczne brzmienie odpowiednich regulacji, zachowuje on aktualność również w obecnym stanie prawnym.

Na tle przedstawionego opisu sprawy oraz własnego stanowiska Zainteresowanego, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, działając z upoważnienia Ministra Finansów, wydał w dniu 23 kwietnia 2010 r. interpretację indywidualną nr ILPP2/443-355/10-3/MN, w której stanowisko Wnioskodawcy uznał za nieprawidłowe.

W ocenie tut. Organu, w sytuacji, gdy oryginał faktury sporządzony będzie w formie papierowej, jej kopii nie będzie można uznać za prawidłowo wystawioną w przypadku, gdy Spółka tylko zgromadzi informacje niezbędne do jej sporządzenia w swym systemie finansowo-księgowym i sporządzi ją oraz utrwali w formie pliku elektronicznego PDF. W konsekwencji, nie będzie możliwe również przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej, w formacie PDF bez ich drukowania, jeżeli pierwotna faktura będzie miała postać papierową.

Pismem z dnia 10 maja 2010 r. Spółka Akcyjna wezwała Organ podatkowy do usunięcia naruszenia prawa w ww. interpretacji indywidualnej.

W odpowiedzi na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa z dnia 9 czerwca 2010 r. nr ILPP2/443/W-49/10-2/SJ Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w wyniku ponownej analizy sprawy, z uwzględnieniem zarzutów przytoczonych w wezwaniu, stwierdził brak podstaw do zmiany interpretacji indywidualnej w przedmiotowej sprawie.

W związku z powyższym, Spółka Akcyjna wniosła w dniu 19 lipca 2010 r. skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu. Sąd, po rozpoznaniu sprawy, wydał wyrok w dniu 10 listopada 2010 r. sygn. akt I SA/Wr 977/10, w którym uchylił zaskarżoną interpretację.

Pismem z dnia 12 stycznia 2011 r. Minister Finansów złożył skargę kasacyjną od wyżej powołanego wyroku WSA.

Wyrokiem z dnia 16 grudnia 2011 r. sygn. akt I FSK 376/11 Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną.

Orzeczenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 10 listopada 2010 r. sygn. akt I SA/Wr 977/10 stało się prawomocne od dnia 16 grudnia 2011 r.

W świetle obowiązującego stanu prawnego – biorąc pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku WSA we Wrocławiu z dnia 10 listopada 2010 r. sygn. akt I SA/Wr 977/10 oraz w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 16 grudnia 2011 r. sygn. akt I FSK 376/11 – stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;

może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;

może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwanym dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

W myśl § 5 ust. 1 rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;

numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;

dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;

nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;

cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

stawki podatku;

sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;

kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Na mocy § 9 ust. 1 rozporządzenia, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10-12.

Według § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 21 ust. 2 rozporządzenia).

W § 21 ust. 3 rozporządzenia postanowiono, iż przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

W myśl art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawiania faktur, tzw. papierową i elektroniczną. Faktury te wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się w oryginalnej postaci, w której zostały wystawione, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 247 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L z 2006 r. Nr 347.1 ze zm.), zwanej dalej Dyrektywą, każde państwo członkowskie ustala okres, przez który podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług na jego terytorium oraz faktur otrzymanych przez podatników mających siedzibę na jego terytorium.

Według art. 247 ust. 2 Dyrektywy, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Z okoliczności przedstawionych we wniosku wynika, iż Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, dokonuje czynności opodatkowanych, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy. Spółka dokumentuje świadczenie powyższych czynności wystawiając faktury, o których mowa w art. 106 ust. 1 ustawy. Nie są to faktury elektroniczne, przewidziane w art. 106 ust. 8 ustawy. Faktury te, tj. zarówno oryginały, jak i kopie wystawiane są przy pomocy informatycznego systemu księgowego, który pozwala na drukowanie ich papierowych wersji. Z chwilą utworzenia faktury w systemie finansowo-księgowym, jest ona rejestrowana w księgach rachunkowych i podatkowych (w tym w rejestrze VAT). Faktury opatrzone wyrazem „ORYGINAŁ” są natychmiastowo drukowane, a następnie wysyłane do klientów za pomocą poczty lub firmy kurierskiej. W odniesieniu do kopii faktur (które w chwili obecnej są drukowane), system informatyczny Zainteresowanego pozwala na generowanie ich w elektronicznej wersji, a następnie na zapis na dysku w nieedytowalnym formacie PDF, w sposób trwały, bezpieczny i czytelny. Kopie przechowywane w takim formacie zarówno przed, jak i po ich ewentualnym wydrukowaniu zawierają wszystkie elementy przewidziane w rozporządzeniu (w tym oznaczenie „KOPIA”). W każdej chwili, np. w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, zapewniony jest dostęp do elektronicznej wersji kopii faktur w formacie PDF, jak również istnieje możliwość ich natychmiastowego wydrukowania.

Z uzasadnienia wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 10 listopada 2010 r. sygn. akt I SA/Wr 977/10 wynika, iż: „(…) ani ustawa o VAT, ani wydane w oparciu o art. 106 ust. 8 tej ustawy rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r., regulujące problematykę wystawiania faktur oraz ich przechowywania, nie zawierają przepisów wykluczających zastosowanie przez podatnika VAT takiej metody wystawiania faktur, która polega na sporządzeniu oryginału faktury na papierze, natomiast jej kopii w formie zapisu elektronicznego.

W szczególności, § 19 w ust. 1 rozporządzenia nie może zostać uznany za przepis nakazujący podatnikowi wystawiania oryginału i kopii faktury w formie papierowej. Z jego treści wynika bowiem jedynie obowiązek wystawiania faktur w przynajmniej dwóch egzemplarzach, z czego jedna z nich, stanowić ma kopię, której obowiązek przechowywania, do czasu przedawnienia się stwierdzonego fakturą zobowiązania podatkowego, ciąży na podatniku VAT.

Również znaczenie czasownika «wystawiać», użytego w ustawie o VAT, jak i w treści rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r., w żaden sposób nie daje podstaw do przyjęcia, że kopia faktury VAT, w rozpatrywanej sytuacji, może zostać sporządzona jedynie w formie papierowej. Zgodnie bowiem z rozumieniem tego czasownika w języku polskim, oznacza on «wypisanie, wypełnienie bądź wydanie» (Słownik języka polskiego PWN, Warszawa 1996, Wydawnictwo Naukowe PWN S.A.), a więc czynności, które odnosić się mogą do dokumentów zapisanych na jakimkolwiek medium, w tym w formie elektronicznej. Wymaga bowiem podkreślenia, że ustawodawca posługuje się czasownikiem «wystawiać» także w stosunku do sporządzania faktur w formie elektronicznej na gruncie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r.”.

W przedmiotowym wyroku Sąd wskazał również, że: „Zgodnie bowiem z art. 246 Dyrektywy, podatnicy mieli przez cały okres przechowywania faktur zapewniać autentyczność pochodzenia i integralność ich treści, a także czytelność tych faktur. Natomiast z treści ust. 2 art. 247 Dyrektywy wynikało, że kopia faktury, bez względu na to, w jakiej formie został wysłany lub udostępniony jej oryginał, może być przechowywana zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku formy elektronicznej, państwa członkowskie mogły jedynie wymagać od podatników podjęcia działań, mających na celu zagwarantowanie ich autentyczności i integralności, czego krajowy ustawodawca nie zrobił. Tym samym, stwierdzić należy, że z punktu widzenia prawa wspólnotowego, forma w jakiej była przechowywana kopia faktury była indyferentna, jak długo zachowana była jej autentyczność.

Powyższe stanowisko jest tym bardziej aktualne, że po zmianie z dniem 11 sierpnia 2010 r. brzmienia Dyrektywy 112, na mocy Dyrektywy nr 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. (Dz. U. UE L 10.189.1), wprowadzono do tej pierwszej szereg regulacji ułatwiających obrót fakturami w formie elektronicznej, a zwłaszcza w zakresie autentyczności pochodzenia i integralności treści. W szczególności nowy art. 233 Dyrektywy w ust. 1 akapicie pierwszym stanowi, że autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Tym samym Dyrektywa 112 wprowadza wymienność obu form przechowywania faktur (materialna i elektroniczna), pozostawiając ich wybór podatnikowi”.

W podsumowaniu wyroku Sąd podkreślił, że: „(…) z punktu widzenia funkcji jakie ma spełniać przechowywanie kopii faktur nie ma żadnych przeciwwskazań normatywnych do stosowania proponowanej przez stronę skarżącą metody przechowywania faktur, zwłaszcza, jeżeli strona skarżąca zapewni gotowość wydrukowania przechowywanych w formie elektronicznej faktur na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe i ekonomiczne”.

Wobec powyższego, stwierdzić należy, iż w sytuacji, gdy oryginał faktury sporządzony będzie w formie papierowej, jej kopię będzie można uznać za prawidłowo wystawioną w przypadku, gdy Spółka tylko zgromadzi informacje niezbędne do jej sporządzenia w swym systemie finansowo-księgowym i sporządzi ją oraz utrwali w formie pliku elektronicznego PDF. W konsekwencji, możliwe będzie również przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej, w formacie PDF (zapewniającym autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność) bez ich drukowania, jeżeli pierwotna faktura będzie miała postać papierową.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania pierwszej interpretacji, tj. w dniu 23 kwietnia 2010 r.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.